Secondo l’indagine globale sul procurement condotto da PwC*, entro il 2025 si registrerà un tasso di digitalizzazione dei dipartimenti di approvvigionamento del 72%.
Soprattutto per le PMI, la visione ottimistica è quella di aumentare fortemente gli investimenti nel digitale incrementando l’allocazione di budget che già tra il 2020 e il 2022 ha segnato un + 50%, sintomo di una tendenza che non intende arrestare la sua corsa.
Quello a cui stiamo assistendo, presumibilmente, è un cambio di prospettiva rispetto al ruolo del procurement in azienda e alla definizione stessa delle sue attività, ora parte della strategia aziendale.
Che sia l’inizio di una nuova era?
Infatti, soprattutto nelle aziende di grandi dimensioni è in atto un cambio di rotta determinato dalla consapevolezza che strutturare, rendere chiari e trasparenti i processi di approvvigionamento e riconoscere alle persone del procurement il giusto valore, porta grandi benefici alla strategia aziendale: clima positivo, eliminazione delle inefficienze, di sprechi di denaro e tempo grazie all’automazione e al digitale.
Per fare un esempio, questo lo si intuisce dall'evoluzione della figura del Chief Procurement Officer: da ruolo tipicamente rilegato ad un impiegato dell’ufficio amministrativo o di un qualsiasi altro dipartimento (mktg, hr, legal) sta assumendo più centralità e sta cominciando a rivendicare la sua importanza come stakeholder in grado di generare effettivamente valore per l’organizzazione.
Quali sono i fattori del cambiamento?
Chiaramente, la digital transformation fa da complice in questo scenario.
Infatti, ripensare al ruolo del Procurement in azienda comporta necessariamente la considerazione di un percorso di trasformazione digitale (che non significa limitarsi a scansionare un documento), di innovazione e anche di rivalutazione del capitale umano.
In un contesto volatile, rapido e veloce come quello odierno, non si può non ripensare al modo in cui la tecnologia possa cambiare l'ufficio acquisti, che solo con una rivalutazione di questi aspetti il riuscirà ad aggiungere valore al cliente finale e all'organizzazione.
Un cambio della cultura aziendale: occorre prendere consapevolezza del valore di un reparto che per troppo tempo è stato sottovalutato.
L’implementazione di soluzioni digitali sofisticate e personalizzabili per iniziare ad efficientare quanto meno i processi aziendali interni (pensiamo alle richieste di acquisto provenienti da vari reparti).
Il supporto di terze parti in grado di accompagnare le imprese verso la Digital Transformation e realizzare gli obiettivi dei punti sopra, fornendo soluzioni tecnologiche e consulenza per il proprio team. Infatti, esperti e specialisti con competenze specifiche, possono portare a loro volta nell’organizzazione conoscenza e resilienza.
Si tratta sicuramente di cambiamenti che richiedono uno “sforzo di adattamento” e dell'assunzione della consapevolezza da parte dell'ufficio acquisti della sua concreta capacità di generare valore grazie all'uso della tecnologia e delle innovazioni dei processi.
Digitalizzare, diventare rapidi e snellire i processi aziendali richiede però chiaramente un cambio di rotta interno, che difficilmente si riesce ad ottenere subito.
Basti considerare che secondo il Digital Means Business Report di NTT del 2019, la maggior parte delle organizzazioni coinvolte non si è ritenuta soddisfatta a pieno dalla digital transformation perché, tra le varie lacune, rilevava soprattutto una mancanza di allineamento tra i team IT, Finance, HR, Supply Chain.
Capiamo, quindi, l'importanza della coesione interna?
Inoltre, va considerato un deterrente al cambiamento: il breve termine.
Infatti, i responsabili dei processi di acquisto tendono a concentrarsi sul futuro prossimo, trascurando le opportunità di lungo termine e i benefici di un cambio di rotta.
Gli effetti di questa mentalità chiaramente, oltre che sulla qualità dei processi, incide sul potenziale del personale.
L'ufficio acquisti è pronto per eliminare la complessità nella gestione dei processi?
Perché rilegare la gente ad attività a basso valore e non liberare il loro tempo per scopi produttivi?
Il capitale umano, con le giuste strutture, competenze e innovazioni può fare la differenza e concorrere, anche lato acquisti, al raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Ma non solo. Non si possono trascurare anche gli impatti del periodo storico particolare che stiamo vivendo: tra calamità naturali, covid-19 e guerre, dal 2020 i CPO hanno preferito concentrarsi sulla gestione delle urgenze, della sicurezza delle forniture e della catena di approvvigionamento piuttosto che sulla qualità dei loro processi e il valore dei loro talenti.
Al contrario, dal momento in cui si prende consapevolezza della potenzialità e dei benefici che derivano dall’avere un ufficio acquisti realmente strutturato ci si domanderà solo “perché così tardi?”
Occorre ripensare al procurement in un'ottica diversa e con strumenti diversi, che coinvolgano dati, processi e persone.
Cosa accadrà in futuro?
I dati non mentono, e in questo caso sono rincuoranti. Infatti, nell’indagine già menzionata, si evidenzia una certa consapevolezza da parte delle organizzazioni della necessità di adottare soluzioni digitali per trasformare gli acquisti. In particolare, per:
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Ottimizzare i processi, renderli più efficienti e semplici (59%)
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Rendere trasparenti, tracciabili e corrette le operazioni (57%)
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Ottenere un risparmio di costo (47%)
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Gestire adeguatamente eventuali crisi e rischi (19%)
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Essere conformi alla normativa per evitare sanzioni e ottenere la fiducia dei propri stakeholder (16%)
Spinte anche dai benefici di chi già ha intrapreso questo percorso, le ultime tendenze suggeriscono che la percezione più comune dei miglioramenti grazie all’iperautomazione si registra proprio dei processi Procure To Pay e Source To Pay, soprattutto per il primo dove il ROI a breve termine è meno complicato di altri da digitalizzare.
Secondo gli ultimi trend, infatti, soluzioni digitali per questi due processi sono già attive in una grande percentuale di aziende e ad essere in ritardo, come anticipato, sono le piccole realtà che ancora per il 32% non dispongo né di una soluzione S2C né di una P2P. Ma è questione di tempo prima che l’obsolescenza e il naturale percorso degli eventi le obblighi ad un cambio di rotta. Nonostante questo, il 65% delle imprese in ritardo prevede di recuperare entro il 2025.
I fattori da tenere d'occhio
Quanto controllo si ha effettivamente dei flussi di informazioni in entrata e in uscita dagli uffici acquisti? Senza trasparenza, tracciabilità ed efficienza sicuramente poco. Tuttavia, è uno degli aspetti più difficili da gestire per i dipartimenti di approvvigionamento e la digitalizzazione dei processi è decisiva per creare valore grazie ai dati.
L’82% delle aziende con un alto livello di digitalizzazione dei processi creano valore per la loro organizzazione proprio grazie ai dati di approvvigionamento, che si possono appunto ricavare solo da processi strutturati.
Il dato è al centro e lo è sempre stato. Strategia, gestione e governance, analisi e supporto, ma risulta difficile riuscire a gestirli e ottenere valore senza un cambio di rotta.
Come si possono assumere le decisioni migliori se non si ha un’evidenza oggettiva?
Possiamo anche pensare a tutti gli scambi di informazioni tra clienti, fornitori, clienti interni: più stakeholder ci sono, più flussi di dati si generano e meno sono controllati, tanto più sarà difficile essere compliant, mitigare i rischi e ottenere valore.
Il concetto del "data-driven" investe, quindi, anche le attività di approvvigionamento elevando l'organizzazione ad entità in grado di valorizzare i suoi dati e flussi informativi per raggiungere elevati livelli di efficacia ed efficienza.
Il come farlo è parte del pacchetto di digital transformation da non trascurare: soluzioni di IDP (Intelligent Document Processing) per la lettura dei documenti tramite sistemi OCR, di ML e AI. Estrarre, classificare e valorizzare i dati all'interno di un sistema informativo permette di effettuare analisi, correggere eventuali errori e assumere decisioni migliori
In conclusione, si deve riflettere sulla digital transformation per l’ufficio acquisti perché le tendenze parlano chiaro: non si sfuggirà all’iperautomazione dei propri processi perché il contesto e i volumi imporranno necessariamente il ripensamento delle proprie strutture in favore di soluzioni BPM ad hoc, di workflow digitali e di servizi in grado di gestire il dato in modo sicuro e snello.
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