La Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024) introduce nuove regole per la gestione delle spese di trasferta con l’obiettivo di migliorare la trasparenza fiscale e contrastare l’evasione. La principale novità riguarda l'obbligo di tracciabilità dei pagamenti: dal 1° gennaio 2025, tutte le spese legate a trasferte aziendali, come vitto, alloggio, viaggi e trasporti, potranno essere dedotte dal reddito d’impresa solo se pagate con strumenti tracciabili (carte di credito/debito, bonifici, assegni).
Cosa cambia per i lavoratori dipendenti?
Se un dipendente sostiene una spesa in contanti e l’azienda la rimborsa, l’importo verrà considerato reddito imponibile, quindi soggetto a tasse e contributi. Per evitare questo problema, i lavoratori dovranno effettuare i pagamenti tramite strumenti tracciabili e fornire la relativa documentazione.
Cosa cambia per le aziende?
Le imprese dovranno aggiornare le loro procedure interne, assicurandosi che tutte le spese di trasferta e di rappresentanza siano effettuate con metodi tracciabili. Inoltre, sarà fondamentale formare il personale per garantire il rispetto delle nuove regole e implementare sistemi di controllo per monitorare la conformità delle spese aziendali.
Quali sono le sanzioni previste?
Il mancato rispetto di queste nuove norme può comportare sanzioni significative:
- Se una spesa non è documentata correttamente o è pagata in contanti, l’Agenzia delle Entrate può disconoscere la deducibilità e applicare un aumento delle imposte tra il 90% e il 180% della maggiore imposta accertata.
- I rimborsi in contanti ai dipendenti possono essere considerati reddito imponibile, con un impatto fiscale diretto sia per il lavoratore che per l’azienda.
- L’Agenzia delle Entrate intensificherà i controlli sui rimborsi spese e le trasferte aziendali, confrontando le transazioni bancarie con la documentazione presentata.
Sei pronto a gestire le note spese correttamente?
Come possono tutelarsi le aziende?
Per evitare problemi, le imprese dovranno adottare una serie di misure preventive, tra cui:
- Implementare procedure interne che obblighino all’uso di strumenti di pagamento tracciabili.
- Formare i dipendenti e i collaboratori sulle nuove regole per evitare errori nella gestione delle spese.
- Utilizzare software di gestione delle note spese, che consentano di archiviare digitalmente le ricevute e monitorare la tracciabilità dei pagamenti.
Obbligo di conservazione
Le aziende dovranno conservare a norma tutti i giustificativi delle note spese (ricevute, fatture e altri documenti) per almeno 10 anni, in conformità con il Codice Civile e il Testo Unico delle Imposte sui Redditi. La mancata conservazione può portare alla perdita della deducibilità delle spese e a sanzioni amministrative.
In sintesi, la Legge di Bilancio 2025 impone alle aziende e ai lavoratori di prestare maggiore attenzione alla gestione delle spese di trasferta. L’uso di strumenti di pagamento tracciabili diventa essenziale per evitare sanzioni e garantire la corretta deducibilità delle spese aziendali.