La gestione contrattuale è un’attività tipicamente svolta dall’ufficio acquisti o dalla divisione legal delle organizzazioni, in generale di quelle più strutturate che, dati i volumi delle relazioni e delle interazioni, necessitano di personale e quindi di un reparto preposto alla gestione dei contratti in tutte le fasi del loro ciclo di vita.
Quindi, sebbene sia chiaro il riconoscimento dell’importanza di questo processo, secondo recenti studi gran parte delle aziende non ritiene che la gestione dei contratti secondo i metodi “tradizionali” sia efficiente ed affidabile. La ragione è da individuare nell’obsolescenza dei sistemi adottati che sono causa di sprechi di tempo, di denaro, ma anche di esposizione al rischio sanzionatorio per la non osservanza delle disposizioni relative alla corretta gestione documentale. Si deve tra l’altro considerare che, data la posizione di confine del reparto acquisti con l’esterno, la mal gestione di questo processo può avere ripercussioni importanti anche sulle relazioni con gli stakeholder esterni.
Ora più che mai, quindi, si deve ripensare la gestione dei contratti e a come poter intervenire per eliminare le cause delle inefficienze aumentando allo stesso tempo il valore dell’organizzazione.
Infatti, senza addentrarci nella rinascita che sta subendo l’ufficio acquisti, si deve riconoscere la sua importanza sia nella riuscita della strategia aziendale che nella generazione del valore. Per esempio, la posizione del CPO (Chief Procurement Officer) in azienda sta avanzando, rivendicando il ruolo della figura nelle aree dirigenziali e di boarding: segno dell’indispensabilità di questo reparto soprattutto per le realtà più strutturate.
Inoltre, la digital transformation non risparmia niente e nessuno (come è giusto che sia): stiamo assistendo negli ultimi anni a ingenti investimenti nel reparto in risposta alle attuali e future tendenze. Tanto che secondo un’indagine condotta da PwC entro il 2025 si registrerà un tasso di digitalizzazione dei dipartimenti del 72%; soprattutto nelle PMI dove le previsioni indicano un significativo aumento dell’allocazione di budget, che già tra il 2020 e il 2022 ha segnato un + 50%.
Da questo scenario chiaramente non è escluso il contract management.
Smaterializzare il contratto, digitalizzare le operazioni della pratica contrattuale in ogni fase del ciclo di vita sono leve necessarie per:
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Ottenere efficienza delle operazioni risparmiando il lavoro umano.
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Essere compliant alla normativa, ridurre il rischio sanzionatorio e adeguarsi maggiormente ai Regolamenti e norme vigenti. Infatti, il contratto rientra nell’ambito di applicazione delle Linee Guida AgID in materia di formazione, gestione, protocollazione e conservazione del documento informatico: vi è quindi consapevolezza che la gestione documentale non può essere lasciata al caso essendo ben regolamentata sia a livello nazionale che europeo. Si tratta, inoltre, di un fattore che incide fortemente nelle relazioni con gli stakeholder e nella reputazione dell’azienda.
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Differenziarsi dai competitor: sfruttando la reingegnerizzazione dei processi per generare valore, eliminare le attività umane non necessarie e ottenere una significativa riduzione dei tempi di lavorazione e del costo delle attività.
Il tuo ufficio acquisti svolge l'attività in modo efficiente?
Come introdurre il cambiamento?
Un approccio olistico è la strada migliore e la Digital Transformation, per tutti quelli che fino ad ora hanno rimandato, sembra essere l’unica alternativa.
Occorre liberarsi dalle logiche obsolete e convincersi di quanto questa sia la scelta migliore. Oggi, però ad essere indietro sono soprattutto le piccole imprese che promettono di recuperare entro il 2025 considerando che si stima che meno della metà delle aziende su un campione di circa 800 (indagine PwC 2022) abbia intrapreso un percorso di questo tipo per la propria organizzazione. D’altronde i risultati ottenuti fino ad ora sono assolutamente positivi.
Parliamo di approccio olistico perché non si tratta solo di introdurre una soluzione tecnologicamente avanzata, ma anche di farlo considerando la normativa vigente e il capitale umano in un unico quadro.
Il BPM e la metadatazione come leve per l’efficienza
La digital transformation non risparmia nessuno, specialmente quelle operazioni che richiedono in gran parte l’intervento umano, ma che grazie a soluzioni robotiche, di AI e BPM possono effettivamente azzerare o ridurre l’effort e soprattutto rendere agevole l’intero processo di contract management. Non significa scansionare un contratto e rilegarlo in un armadio o archivio digitale in una qualsiasi cartella di lavoro, ma vuol dire ripensare interamente il processo ponendo il focus su:
- Compliance normativa
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Annullamento degli sprechi e delle inefficienze
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Collaborazione e trasparenza
Una soluzione BPM per il contract management è infatti in grado di favorire lo scambio interdipartimentale, di monitorare lo stato di avanzamento dei lavori, di definire compiti e responsabilità di tutti gli attori coinvolti. Permette di avere contezza del documento contratto, degli adempimenti e delle azioni necessarie senza spostarlo fisicamente.
Inoltre, archiviare e conservare il contratto dematerializzato in un sistema digitale centralizzato consente, grazie alla metadatazione dello stesso, di ottenere vantaggi di tempo, di costo e di efficienza. Significa poter ottenere una reportistica operativa aggiornata in grado di offrire immediatamente visibilità strategica, per esempio, del piano scadenze, dei tempi di attraversamento della pratica contrattuale, della divisione dei contratti per categoria merceologica, dei fornitori contrattualizzati, ecc. Ma anche replicabilità del contratto e cercabilità di termini e condizioni guadagnandone in praticità di gestione, eliminazione di ritardi, costi e possibili inadempienze.
Un software di Document Management System per l’efficienza e la Compliance normativa
Essere compliant non è un’opzione: è prima di tutto un dovere e poi un’opportunità per il benessere dell’impresa e della sua reputazione. Seguire una vision di conformità sulle politiche di G.R.C. permette di raggiungere questo obiettivo. Contenere il rischio sanzionatorio, inoltre, è sempre più prioritario per le imprese sia in modo preventivo per possibili controlli ispettivi che per la reputazione aziendale.
È dunque possibile mitigare i rischi ed essere efficienti allo stesso tempo grazie all’impiego di software di gestione documentale nativamente compliant alle Linee Guida AgID, al CAD e al Regolamento eIDAS.
La gestione del contratto in un ecosistema digitale in cloud, completo di tutti gli strumenti (tra i quali possiamo citare l'uso della firma elettronica per conferire validità legale al documento, la PEC per certificare le corrispondenze con la controparte, moduli drive per gestire il documento) permette di preservarne il valore legale e di tutelare il documento nel tempo. Soprattutto, consente di ridurre l’esposizione al rischio sanzionatorio per ogni fase del Contract Lifecycle che secondo un approccio olistico, avverrebbe in piena compatibilità con il BPM adottato.
In conclusione
Alla luce di questi fattori se l’automazione e il digitale possono concretamente le imprese perché non aprire le porte della propria organizzazione al cambiamento?
Oramai la scelta di affidarsi alla tecnologia non è neanche più un'opzione. Le tendenze che abbiamo discusso ci hanno mostrato come la trasformazione digitale dei processi di approvvigionamento - transazionali e strategici- sia in costante progresso e non si fermerà. Non è più un "se" ma un "quando". Si deve considerare sempre più concretamente che nel futuro prossimo, la digitalizzazione di molti processi non sarà più a discrezione delle imprese.
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