La Fatturazione Elettronica
non è uguale per tutti!
Il servizio di fatturazione elettronica di Requiro by Archiva Group, personalizzabile secondo le TUE esigenze.
La tua amministrazione ha il pieno controllo del processo di fatturazione, o è la fatturazione a controllare l’amministrazione?
Tutte le aziende fatturano, ma obiettivi, settori e processi possono essere molto diversi, nonostante gli obblighi normativi. Ogni CFO ha le sue esigenze dettate dalle peculiarità del business e degli assetti aziendali.
LA LEGGE È UGUALE PER TUTTI, LA FATTURAZIONE NO.
Requiro ti permette di avere un servizio modulare di fatturazione elettronica progettato sulle esigenze uniche della tua azienda, sempre nei limiti e nel rispetto delle normative.
Tutti i documenti e i relativi allegati vengono Conservati a Norma dal sistema Requiro by Archiva Group.
Due moduli personalizzabili e strumenti ad hoc per agevolare il lavoro dell’amministrazione.
Modulo Ciclo Attivo
Gestisce l’intero processo di invio delle fatture attive clienti/PA attraverso il canale di interscambio più adatto (es. SdI italiano, Peppol).
Modulo Ciclo Passivo
Gestisce l’intero processo di ricezione delle fatture passive dai propri fornitori attraverso tutti i canali di interscambio (es. portali governativi, Peppol, documenti analogici).
Ciclo attivo di fatturazione
Il modulo Ciclo Attivo smista e invia le fatture attraverso i sistemi di Intescambio dati più adatti (es. SdI, Peppol o connessione dedicata) e si occupa della conservazione digitale nel rispetto delle norme vigenti. Tutti i documenti sono emessi da Archiva Group per conto della tua azienda, completi di firma elettronica qualificata ove necessario (es. SdI italiano).
Potrai inviare i tuoi dati scegliendo fra tre modalità di strutturazione:
STANDARD
Tracciato XML già formattato:
dovrai solo inserire i dati nei campi.
CSV
Un modello dati in formato CSV definito da Requiro, da cui estrarremo i dati.
CUSTOM
Digitalizzazione e conversione in XML
del tracciato aziendale (es. IDOC SAP).
Controlli ed esiti
Requiro verifica automaticamente gli stati del documento, li aggiorna e notifica via mail gli esiti della fattura inviata. Gli esiti sono integrabili nei propri sistemi contabili in diverse modalità (es. Web Services).
Servizi custom per il ciclo attivo
Per tutte le aziende che hanno bisogno di strumenti e flussi personalizzati, mettiamo a disposizione consulenti e project manager per progettare un servizio strutturato ad hoc.
Indicizzazione
Completa l'indice di archiviazione delle tue fatture con i dati aggiuntivi che preferisci, anche da fonti dati esterne. Trasforma il processo di ricerca dei documenti con uno strumento agile e veloce.
Modulo scrittura documenti fattura
Dà la possibilità ai tuoi collaboratori di creare autonomamente in forma manuale i documenti elettronici su Requiro.
Gestione personalizzata degli allegati
Allega e arricchisci i documenti con allegati in diversi formati (es. PDF). L'upload può essere manuale su Requiro o completamente automatico.
Report e tracciatura fatture
Ricevi report dettagliati delle fatture inviate in modo automatico e con scadenze predefinite, direttamente via mail o sui server aziendali via SFTP.
Gestione automatica notifiche mancata consegna
Invia autonomamente ai tuoi contatti la copia PDF della fattura, segnalata da SdI, o altro canale, come non consegnata.
Riprocessa fatture
In caso di notifica di scarto o rifiuto del documento potrai di riprocessare la fattura, apportando eventuali modifiche in modo manuale prima dell’invio (c.d. stop&go).
Bollo virtuale
Controlla le richieste di pagamento ricevute trimestralmente dall'Agenzia delle Entrate e aggiunge la funzione bollo virtuale che permette di filtrare i documenti con bollo nella ricerca documentale ed effettuare le opportune verifiche.
Servizio web di ricezione file
Invia i file a Requiro via SFTP oppure utilizza il nostro servizio web: potrai tracciare il percorso del documento in ogni sua fase e ricevere notifiche a ogni cambio di stato.
Servizio stop&go delle fatture
Blocca le fatture prima della trasmissione al destinatario, in modo da apportare manualmente modifiche e correzioni prima dell’invio.
Ciclo passivo di fatturazione
Il Modulo Ciclo Passivo riceve e gestisce le fatture (elettroniche e non) inviate dai tuoi fornitori, conservandole digitalmente nel rispetto della normativa vigente.
Si integra con l’app Requiro Exchange, dove puoi controllare in ogni momento lo stato di transito dei documenti sui diversi canali di interscambio, e con l’app Requiro Docs, dove trovi tutti i documenti archiviati e posti in conservazione a seguito dell’approvazione.
Servizi custom per il ciclo passivo
Pre-registrazione fatture fornitori
Più che un servizio, un vero e proprio workflow per la pre-registrazione delle fatture fornitori, che possono arrivare in Archiva sia in formato cartaceo che digitale. Il processo di lavorazione dopo l'attivazione prevede:
Continua
Normalizzazione dei documenti cartacei
Il personale di Archiva si occupa di togliere pinzature, sistemare la documentazione difettosa, apporre il barcode "Protocollo Postale" e preparare il file per la successiva scansione.
Scansione
Scansione dei documenti sino al formato A3 in risoluzione 200dpi in scala di grigio per limitare al massimo l’ingombro del file sui server.
Ricezione documenti digitali
I file digitali in ingresso vengono identificati e smistati automaticamente per le lavorazioni successive.
Validazione automatica
Il software OCR legge le informazioni presenti sul documento e le trasforma in metadati nei campi di ricerca associati.
Validazione personalizzata
La validazione personalizzata permette di inserire i metadati previsti a progetto in modalità diretta e di controllare i dati valorizzati dal processo automatico.
Pubblicazione su Requiro Cloud
Il documento lavorato viene reso disponibile in piattaforma.
Valorizzazione protocolli e arricchimento documenti
Nella fase successiva alla pubblicazione, è possibile aggiungere informazioni e documenti allegati che vengono riconciliati al documento principale su Requiro Cloud.
Aggiunta documenti allegati a fatture fornitore
Il servizio permette di aggiungere alle fatture fornitori conservate in Requiro, un documento allegato in formato PDF, che contiene informazioni aggiuntive richieste dal cliente. Nel rispetto della normativa vigente, il servizio non incide sul file originale, ma aggiunge una pagina alla rappresentazione in pdf della fattura.
Continua
Nell'ipotesi di fattura di "reverse charge”, come da circolare n.14 del 17/06/2019, questo servizio si rende necessario e obbligatorio per l'inserimento delle seguenti informazioni minime:
- Articolo (obbligatorio se si tratta di operazioni escluse, non imponibili o esenti. In questo caso deve essere indicato il riferimento alla norma comunitaria o nazionale).
- Note (facoltativo).
- Imponibile (obbligatorio).
- Imposta (obbligatorio).
- Importo.
Il servizio include la ricezione delle informazioni via SFTP dal cliente, la loro elaborazione all'interno dei sistemi Requiro by Archiva Group e la generazione di un file PDF. Il documento allegato viene quindi pubblicato su Requiro Cloud in formato immagine ed agganciato al documento fattura correlato.
All'interno della pagina è presente l'hash della fattura a cui si riferisce il documento allegato, come previsto dalla normativa.
Gestione gruppi IVA
Il gruppo IVA, regime introdotto in ottica di semplificazione con la Legge di Bilancio 2017, prevede per i soggetti IVA stabiliti in Italia tra i quali ricorrono i vincoli finanziario, economico e organizzativo, la possibilità di costituire su opzione un unico soggetto passivo ai fini dell’imposta sul valore aggiunto.
Requiro by Archiva Group prevede pertanto la possibilità, per le imprese collegate da interessi finanziari, economici ed organizzativi, di creare un gruppo unico, considerato come un solo contribuente (ai soli fini IVA) nei confronti del fisco.
Trasformazione XML
Prevede l’elaborazione di un tracciato dati strutturato diverso dal file originale, come ad esempio:
- Flat file (txt) – ogni file di testo strutturato (single or multi records).
- Csv.
- Standard EDI (EDIFACT, ANSI, etc).
- Formati strutturati da standard ERP (IDOC, ecc.).
- Il tracciato che il tuo ERP già prevede.
Pre-contabilizzazione su ERP
Oltre a visionare i documenti sul tuo Requiro, i dati saranno disponibili nel formato da te scelto per la pre-contabilizzazione sul tuo ERP.
Caricamento manuale
Puoi caricare all'interno di Requiro eventuali fatture passive che non dovessero essere pervenute ai sistemi Requiro by Archiva Group.
Non solo SdI.
Fatturazione Intra Extra EU
"Esportiamo i nostri servizi in oltre 31 paesi nel mondo".
Requiro è in grado di gestire i flussi documentali verso diversi snodi di interscambio, dal classico SdI per la fatturazione italiana, alla gestione degli ordini della sanità pubblica attraverso il canale NSO.
Quando la fatturazione attraversa più paesi, è necessario trovare il giusto equilibrio tra flessibilità (viste le diverse normative applicate), compliance fiscale e standardizzazione del servizio, così da avere la sicurezza di poter gestire i mercati esteri futuri.
Il servizio di fatturazione elettronica internazionale di Requiro ha una struttura modulare, flessibile e personalizzabile a seconda dei mercati nei quali opera la tua azienda.
1. Creazione file di input
in qualsiasi formato o direttamente all’interno di Requiro.
2. Comunicazione del file ad Archiva
via SFTP o Web Service.
3. Mappatura del file
applicando tutte le transcodifiche e/o integrazioni necessarie da parte di Archiva.
4. Validazione del file
applicabile in tutti quei casi dove non è presente un sistema centrale (come in Italia).
5. Comunicazione del file al destinatario
secondo la modalità da lui prescelta (es. Peppol o canale e-mail).
6. Conservazione digitale a norma
all’interno di Requiro.
Peppol. Il tuo business in Europa
I servizi Requiro sono pensati per portare il tuo business oltre i confini nazionali.
Peppol nasce nell’ambito del progetto di creazione di un mercato unico digitale europeo, con l’obiettivo ultimo di fornire un’infrastruttura e un protocollo tecnico di semplificazione delle operazioni di procurement digitale.
Peppol (Pan-European Public On Line) è il futuro del mercato europeo: veloce, efficiente e senza confini.
Il servizio di Fatturazione Elettronica di Requiro integra la gestione dematerializzata, sicura e standardizzata dei documenti relativi al ciclo dell’ordine verso tutti gli operatori economici e le pubbliche amministrazioni europee.
Oltre i confini EUROPEI
I consulenti Archiva Group per processi documentali Globali.
Con Peppol, il tuo business varca i confini europei e arriva anche in Australia, Canada e Singapore.
Ma Requiro ti accompagna ancora oltre, nei paesi non ancora compresi nel sistema pan-europeo.
I consulenti Archiva Group disegnano per la tua azienda processi documentali globali, per liberare il tuo business dai vincoli tecnologici e costruire una reale rete documentale internazionale.
La partnership con PAGERO, azienda svedese presente a livello globale in oltre 30 paesi dislocati in 4 continenti, ci permette di implementare rapidamente nuovi processi essenziali allo sviluppo del tuo business e raggiungere nuovi mercati nel pieno rispetto delle norme e delle risorse tecnologiche locali.
Contattaci
Se sei interessato al servizio di Fatturazione Elettronica lasciaci i tuoi dati, sarai ricontattato quanto prima da un nostro consulente.