Quando parliamo di ufficio acquisti parliamo di un dipartimento che ha un ruolo essenziale nella performance aziendale.
Si tratta di un ufficio a cui non viene affidata una singola attività - gestire l’acquisto di risorse - ma l'intero processo utilizzato per soddisfare le esigenze organizzative che richiedono spesso il coinvolgimento di soggetti esterni all’organizzazione.
Gestione albo fornitori, sourcing plan, richieste e ordini d’acquisto, reportistica delle prestazioni, gestione del budget e molto altro ma, una parte fondamentale su cui ci focalizzeremo è proprio la gestione dei contratti (Contract Management).
L’importanza di una corretta gestione sta principalmente nel fatto che un errore nei processi coinvolti in questa macroarea può costare all’organizzazione conseguenze economiche e legali. Un contratto deve essere gestito correttamente dalla fase di generazione fino alla sua conservazione passando spesso per più passaggi approvativi e firme.
Le 5 fasi del Contract Management
La gestione del ciclo di vita di un singolo contratto coinvolge una molteplicità di soggetti, processi e strumenti.
1. La creazione del contratto
Per avviare il ciclo di vita di un contratto, è necessario creare la prima bozza del documento. Raramente un’organizzazione si trova a dover redigere un contratto da zero; spesso sono già presenti dei modelli interni o concordati direttamente con il fornitore.
I metodi più comuni per la generazione dei contratti secondo le statistiche sono ancora strumenti autonomi come Microsoft Word e Google Docs. Se da un lato si va verso la semplificazione nella creazione con l’uso di pochi e semplici strumenti, il processo di generazione rimane lungo e caratterizzato da un notevole margine d’errore causato dai diversi passaggi interni ed esterni all’organizzazione al fine dell’approvazione della prima stesura del documento.
2. La negoziazione
Una volta generato il contratto, tutte le parti coinvolte iniziano una fase di negoziazione per arrivare a concordare i termini finali. Prima del completamento si susseguono nuove versioni del documento dovute principalmente alla correzione di errori, raccolta delle firme degli interessati e approvazione degli uffici legali.
Questa fase risulta dispendiosa in termini di tempo e risorse e, una delle cause principali, è la mancanza di strumenti per condividere i contratti e collaborare alle revisioni. L'esistenza di più versioni dello stesso contratto rende più facile commettere errori o perdere traccia dei progressi fatti altrove rendendo difficile l’accesso delle parti alla versione più recente.
3. Condivisione
A questo punto come vengono condivisi i contratti internamente ed esternamente? I sistemi più diffusi sono sicuramente le e-mail, i sistemi di archiviazione cloud ma una notevole percentuale di aziende utilizza ancora mezzi come la posta e il fax. Anche questo aspetto apre le porte ad ulteriori problemi come, ad esempio, lo smarrimento dei documenti o l’invio accidentale a persone non autorizzate.
4. Approvazione/firma
Mentre gli uffici acquisti di alcune aziende utilizzano già strumenti avanzati per la firma e la gestione dei documenti, esiste una fetta che invia ancora i contratti per l'approvazione tramite allegati e-mail o copie cartacee. Questi processi manuali incontrano seri problemi su larga scala. Basti pensare che mediamente un processo di approvazione coinvolge 5 persone... è chiaro come una serie di approvazioni di diversi dipartimenti possano accumularsi ritardando circa il 30-40% delle organizzazioni.
5. Archiviazione
Finalizzato un contratto normalmente questo viene archiviato. Solo una piccola parte di aziende si affida ancora ad archivi cartacei; la maggior parte sfrutta l'archiviazione in cloud per la gestione dei contratti conclusi.
Nonostante questo tipo di archiviazione, reperire ed individuare contratti conclusi anni prima rimane comunque un’attività che richiede tempo. La facilità di reperimento di questi contratti, di ricerca di alcuni termini specifici al loro interno, di individuazione di clausole specifiche è fondamentale per diversi flussi di lavoro.
Se pensiamo alla quotidianità di un’azienda queste 5 fasi quante volte vengono ripetute giorno dopo giorno? Possiamo dire con facilità che un processo contrattuale viene ripetuto frequentemente, di conseguenza è evidente come un miglioramento in qualsiasi fase può portare a significativi guadagni di efficienza.
