PMI e Lean Thinking: Mission Impossible?

L’applicazione di un approccio di tipo Lean Thinking o Six Sigma, nati dalla produzione in serie, è possibile in aziende e in mercati in cui la parola “standard” è assolutamente fuori luogo? Possiamo pensare di seguire un processo di trasformazione senza osservare in che direzione e in quale modo si sta muovendo il nostro mercato? Nell’attuale contesto caratterizzato da frenesia e instabilità, possiamo pensare di investire tempo e risorse in un progetto? 

Per sanare questi dubbi è utile sfatare almeno tre miti legati alla filosofia Lean:

1. “Dobbiamo eliminare le scorte, dobbiamo avere zero magazzino, è la Lean che lo dice”. In realtà l’approccio suggerisce di non avere scorte inutili, quindi di non azzerarle! Per di più teorie affini, come la TOC, suggeriscono anche l’impiego di scorte (limitate al reale bisogno) per garantire che le risorse critiche siano sfruttate al massimo. Pertanto, in generale, le scorte devono essere bilanciate e modellate sui punti di disaccoppiamento.
2. “Dobbiamo misurare ogni cosa”. Misurare ogni cosa a volte rischia di essere peggio che non misurare nulla, può generare confusione. Infatti, è opportuno utilizzare degli indicatori come i KPI da individuare con attenzione in quanto forniscono informazioni utili solo se raccolte in modo accurato e chiaro. 
3. “Dobbiamo seguire alla lettera tutti gli step e applicare totalmente il modello Toyota”. Se voi aveste il segreto per il successo, lo diffondereste nella sua interezza? Ovviamente no! Però, si possono apprendere ed applicare alcune “chiavi di successo” al proprio business. Piuttosto che cercare invano di applicare concetti come il Takt Time quando non ne concorrono i presupposti, si potrebbe sicuramente bilanciare i carichi di lavoro, ridurre i lead time, aumentare di molto il livello di servizio. Quindi, quale strada seguire? Esistono essenzialmente due scuole di pensiero relative all’impostazione e al metodo da seguire nell’implementazione del Lean Thinking. La prima e più diffusa è la scuola culturale Giapponese, quella del “rigore”, secondo cui solo attraverso un’applicazione del metodo alla lettera si otterranno risultati. La seconda impostazione “più italiana” si può sintetizzare nel modo di dire “prendi quanto di buono puoi e scarta il resto”. Entrambe sono valide e presentano punti di forza e debolezza. Ma, la strada giusta da seguire è frutto di una scelta bilanciata e ragionata.

• KPI (Key Performance Indicator): è un indice di alto livello, di solito numerico, che monitora l'andamento di un processo aziendale.
• KAI (Key Activity Indicator): è un indicatore focalizzato solitamente sull'operatività della singola funzione.
• TAKT TIME: è il ritmo della produzione. Si tratta del tempo necessario a produrre un singolo componente o l'intero prodotto, noto anche come ritmo delle vendite.
• 5S:  1 Seiri - separare; 2 Seiton - riordinare; 3 Seiso - pulire; 4 Seiketsu - sistematizzare o standardizzare; 5 Shitsuke - diffondere o sostenere.
• TOC (Theory Of Constraints): teoria dei vincoli, è una teoria del modo di gestire una azienda o un’organizzazione.

Fatte queste premesse, come si può affrontare allora un progetto di cambiamento e miglioramento aumentando il margine?  

Se fosse “cosa semplice” lo avrebbero fatto tutti ma ciò non significa che sia impossibile. Il miglioramento continuo è il frutto di piccoli e continui passi in avanti, spinti da una grande motivazione. 

Il punto di partenza per farlo è sicuramente la comunicazione: esporre a tutto il gruppo la necessità di cambiare, partendo dall’individuazione degli sprechi. Riconoscerli non è così immediato per questo ci si deve addentrare nel “Muda Hunting” (caccia agli sprechi). Quindi, occorre considerare che la zona di caccia di interesse è il luogo in cui viene generato il valore per il cliente. 

Si tratta di recarsi lì fisicamente e osservare a mente aperta. Cioè mettere in discussione qualsiasi cosa e processo. Per fare un esempio, chiedersi perché il nostro collaboratore compie un’azione prima di un’altra, perché deve cercare un attrezzo, perché il disegno tecnico non è disponibile o manca di alcuni dettagli e così via. 

Ci sono supporti tecnici?  

Una delle tecniche adottabili per evitare il disordine e favorire l’eliminazione degli sprechi è la c.d. tecnica delle 5S.

La sua applicazione ha diversi effetti, tra i principali: 

• Trasforma un ambiente di lavoro in modo da renderlo maggiormente organizzato e pulito.
• Rende visibile immediatamente qualunque cosa fuori posto o mancante, di conseguenza aiuta a vedere e risolvere gli sprechi.
• Modifica l’approccio al posto di lavoro, rendendolo un po' più personale.

In estrema sintesi, l’applicazione delle “5S” è un po' la “regola: ogni cosa al suo posto ed un posto per ogni cosa”.

Inoltre, come discusso in precedenza, un altro passaggio fondamentale è la comunicazione. 

Ricordiamoci sempre che:

La vittoria si ottiene quando i superiori e gli inferiori sono animati dallo stesso spirito.

- Sun Tzu, “L’arte della Guerra”

Il cambiamento si attua attraverso il coinvolgimento e per ottenerlo si deve comunicare correttamente e favorire il contributo di ognuno.

Una dovuta premessa è che non ci possiamo aspettare che tutti i nostri collaboratori si mostreranno entusiasti. La naturale resistenza al cambiamento spinge i detrattori ad opporsi con forza ad ogni tentativo di modifica delle proprie abitudini. 

La strategia non è combatterli ma ignorarli. È preferibile favorire apertamente, con costante convinzione e supporto attivo, i promotori del cambiamento. In questo modo, infatti, si otterrà una spinta sempre maggiore verso il risultato e gli indecisi seguiranno i vincitori. Quasi sempre, una consistente parte degli iniziali detrattori capisce che il cambiamento non è poi così tremendo quindi affievolisce il vigore con il quale si opponeva al cambiamento e talvolta diventa parte attiva nel processo di trasformazione.  

Ad ogni modo occorre sempre ricordare che una delle colonne portanti in un qualsiasi progetto di cambiamento o di miglioramento è la comunicazione dei risultati e degli obiettivi raggiunti. 

Perché è così importante la comunicazione?  

La comunicazione aiuta a condividere e celebrare i risultati ottenuti. Non è un concetto banale e sicuramente non è neppure di semplice applicazione. Infatti, errori o mancanze portano a problemi che spesso sono la causa principale del fallimento dei progetti di miglioramento.   

Comunicare efficacemente necessita di forma e di contenuti. Parlare con un collaboratore implica l’essere aperti all’ascolto e all’apprendimento. Una comunicazione di scarsa qualità rischia di andare incontro a frustrazione, chiusura e di conseguenza timore. 

Un ottimo modo per ottenere una comunicazione efficace in azienda è parlare di dati e non di opinioni. E continuamente fare da moderatori nelle discussioni, riportando costantemente il focus del discorso sui dati e sulla ricerca di cause e soluzioni.