Dal 1° gennaio 2022 sono entrate in vigore le Nuove Linee Guida AgID relative alla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
La normativa, in vigore dal 1° gennaio 2022, palesa nuovi obblighi in capo al Responsabile della Conservazione dell’azienda e obblighi di controllo e governance sull’intero processo di conservazione digitale.
L’entrata in vigore delle Nuove Linee Guida AgID è slittata al 1°gennaio 2022 per consentire l’adeguamento delle modifiche introdotte con la determinazione dirigenziale n. 404/2020 del 9 settembre 2020.
Con la nuova Determinazione n.371/2021 è stato prorogato l’obbligo di adozione delle Linee Guida al 1° gennaio 2022, a seguito di numerose interlocuzioni e richieste di modifica per quanto attiene in particolare l’Allegato 5 – Metadati e l’Allegato 6 – Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati.
Conservazione dei documenti
Il sistema di conservazione non deve limitarsi a conservare documenti singoli, ma deve provvedere a conservare anche aggregazioni documentali insieme ai loro metadati e ai loro vincoli archivistici.
La conservazione potrà essere realizzata all’interno o all’esterno dell’organizzazione titolare degli oggetti da conservare.
L’importante è che: “i requisiti del processo di conservazione, le responsabilità e i compiti del responsabile della conservazione e del responsabile del servizio di conservazione e le loro modalità di interazione sono formalizzate nel manuale di conservazione del Titolare dell’oggetto della conservazione e nelle specifiche del contratto di servizio o dell’accordo. Tali modalità trovano riscontro anche nel manuale di conservazione del conservatore”.
Responsabile della Conservazione
Per la Pubblica Amministrazione il Responsabile della conservazione deve essere interno, anche se la conservazione viene affidata all’esterno.
Per i privati invece vi è possibilità di individuare un Responsabile della conservazione esterno, purché sia terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione di verifica del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.
È da sottolineare che se questa pratica viene data a terzi, il Titolare del patrimonio documentale da conservare resta comunque “responsabile”.
Il Responsabile della conservazione può delegare inoltre singole attività all’interno della propria struttura e, in caso di affidamento all’esterno, al responsabile del servizio di conservazione (ruolo interno al Conservatore). Unica attività non delegabile resta quella della redazione del Manuale della conservazione che ogni Titolare deve redigere in proprio.