I metadati per la formazione e la gestione documentale.
L’applicazione delle Linee Guida pubblicate da AgID (in base a quanto previsto dall’articolo 71 del Codice dell’amministrazione digitale) che riguardano la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici, ha imposto ad enti pubblici e organizzazioni private di adeguare i propri processi e le proprie soluzioni software ad un nuovo insieme di metadati.
A ben vedere, in questa soluzione è riconoscibile una maggiore attenzione verso il mondo archivistico rispetto al passato.
In particolare, l'adeguamento normativo ha interessato:
- Il mondo dei Conservatori, un tempo "accreditati" ed ora qualificati se iscritti al marketplace conservatori di AgID.
- Le aziende private in coerenza all’Art.2 comma 3 del CAD.
Nella pratica, la regolamentazione ha agito anche nel mondo del software documentale, soprattutto in tema di formazione e gestione dei documenti informatici.
Si tratta, quindi, di due processi che non possono essere esclusi e considerati estranei dal sistema di conservazione.
Quali effetti ha avuto per le imprese?
Le organizzazioni private sono sicuramente le parti che, nell'ambito dell'identificazione e mantenimento di un archivio, hanno risentito maggiormente il peso di questi aggiornamenti per la loro formale e sostanziale distanza dal mondo operativo delle pubbliche amministrazioni.
Per fare un esempio, nell'immaginario comune, è facile identificare l'archivio di una PA con una stanza piena di scaffali contenenti ogni sorta di raccoglitori, cartelline e scatole colme di pratiche di varia natura. Sebbene questa immagine appaia come il riflesso di un mondo disorganizzato nella realtà risponde a precise regole di raccolta, fascicolazione e raggruppamento.
Lo stesso non si direbbe identificando l’archivio digitale (presumibilmente nell’immaginario comune) di un'azienda privata; la trasposizione dall’analogico al cyberspazio è meno immediata. Quindi, siamo certi di saper rispondere in modo corretto alla semplice domanda "dove si trova il nostro archivio digitale?"
Perché sembra difficile identificare i documenti digitali?
A differenza di quanto accade nel mondo analogico, nel cyberspazio l'identificazione dell’archivio digitale non è così semplice. Dobbiamo infatti considerare che un documento elettronico, ancor prima di diventare documento informatico (di interesse ai fini della Conservazione), può risiedere e attraversare una pluralità di sistemi informatici, di reti di interconnessione tanto a livello logico quanto a livello geografico, il che rende complicata l'immediata localizzazione dei documenti che alimentano l’archivio.
Sebbene i mezzi informatici possano potenzialmente azzerare questi ostacoli, la localizzazione dei documenti digitali potrebbe risultare complicata.
Come agiscono i Metadati?
Per fare un paragone, la semplice archiviazione di un file all'interno di un server può essere paragonata all'immagine di un archivio tradizionale in cui vi sono alla rinfusa tantissime pratiche cartacee. L’immagine è quella del caos. Per ritrovare nel mondo digitale l’ordine intervengono i metadati.
I metadati definiti da AgID come metadati per la formazione e gestione documentale, rispondono all’esigenza di identificare e classificare i documenti informatici.
Nello specifico, per le esigenze della conservazione, esistono altre tipologie di metadati definiti in appositi standard di settore.
Cosa dice la Legge dei Metadati?
Anche AgID, ai fini della conservazione, identifica standard e specifiche tecniche come la Norma UNI 11386 – Supporto all’Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali (SInCRO). Questa regolamentazione definisce la struttura dei dati a supporto del processo di conservazione e recupero degli oggetti digitali. In particolare:
- Individua gli elementi informativi necessari alla creazione dell'indice di conservazione.
- Descrive la semantica.
- Definisce la struttura in XML.
Nel contesto italiano, la corretta adozione di questa norma rappresenta uno strumento indispensabile per tutti gli operatori nel settore della conservazione.
Inoltre, la definizione in XML è una scelta scontata visto l’obiettivo di interoperabilità: altri formati risentirebbero necessariamente di maggiori difficoltà operative.
Un’altra considerazione è relativa all’allegato 5 delle Linee Guida Agid che mostra come l’attenzione di questa coinvolge anche la costituzione dei fascicoli, delle serie, dei repertori e di altre forme di aggregazione documentale.
Questi ultimi in particolare, sono difficili da rinvenire nelle aziende private soprattutto a causa della scarsa sensibilità nel percepire il valore intrinseco del proprio archivio documentale, che spesso viene sottovalutato e trattato alla stregua di "vetrina" per accogliere visitatori e clienti.
Cosa apprezzare delle aziende private?
Ci sono molteplici aspetti operativi che, in generale, si apprezzano nelle aziende private. Il dipartimento e la funzione delle Risorse Umane è un esempio.
Questa funzione, ai fini operativi, ha bisogno di raccogliere e conservare talvolta per molti anni, diverse tipologie documentali.
Si pensi al "Fascicolo del dipendente" che spesso si concretizza in un’unica raccolta di ogni documento riguardante il singolo collaboratore. Questi atti possono avere requisiti di conservazione ma anche esigenze di accessibilità differenti.
La loro organizzazione, in base al Titolario di classificazione* e in considerazione del massimario di scarto, permetterebbe di avere una strutturazione più razionale e funzionale.
*Il Titolario di classificazione, infatti, è uno strumento che consente di contestualizzare ed ordinare i documenti: un quadro di riferimento per l’archiviazione, la classificazione, la conservazione e l’individualizzazione dei documenti. In questa rappresentazione si sostanza la migliore organizzazione dei documenti.
Con riferimento quindi alla classica organizzazione in fascicoli e sotto-fascicoli dello storico del dipendente, si tratta di una consuetudine archivistica che offre la possibilità di organizzare in modo ottimale alcune attività operative.
Pensiamo a tal proposito alla necessità di cancellare o distruggere i documenti allo scadere del loro periodo di conservazione: l’eliminazione sarebbe immediata ed agevole.
La stessa considerazione può quindi essere rivolta ai fascicoli che riguardano i documenti prodotti nella conclusione di un affare, aventi tutti lo stesso identico indice di classificazione.
La definizione dei metadati imposti da AgID implica che tutti i Conservatori qualificati operino allo stesso modo?
Se da un lato si potrebbe pensare che tutti i soggetti implicati nella conservazione del dato adottino le Linee Guida AgID, dall'altro questo non basta per garantire che lo facciano con le stesse modalità.
La normativa lascia margine di discrezionalità in capo al Conservatore che potrebbero talvolta pregiudicare il mantenimento nel tempo degli archivi digitali.
La facoltà può riguardare:
- Il set di metadati utilizzato per la conservazione. Sono le Linee Guida ad indicare diversi standard per metadati di conservazione, UNI SInCRO è uno di questi. Si deve inoltre considerare con attenzione però, che i metadati descritti dall'allegato 5, sono esclusi dalla facoltà del conservatore.
- Le modalità di composizione del pacchetto di archiviazione. Questo potrebbe comportare delle complicazioni nel trasferimento fra operatori differenti dei PdA. Queste potrebbero dipendere dall’eventuale necessità di adeguare sia la struttura del PdA nel nuovo Sistema di Conservazione, sia dalla definizione dei metadati di conservazione.
- L'insieme dei formati gestiti e dei tipi di documenti gestiti. Non essendo vincolante per i conservatori, la loro gestione può variare, pur nel rispetto dell'allegato 3 delle Linee Guida, fra i singoli soggetti conservatori.
- Il piano di cessazione. Sebbene per questo aspetto AgID sia intervenuta con delle precise indicazioni, nulla ha sancito sui metodi o processi da applicare nell’esecuzione di questi piani.
In conclusione, possiamo osservare come l'introduzione dei nuovi metadati previsti dalle Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, rappresenti soprattutto per le aziende private, un'opportunità di miglioramento ed efficientamento dei processi aziendali. La piena ed ampia implementazione delle Linee Guida, implica l’adozione di diversi concetti archivistici, non banali e non scontati per le organizzazioni private, dai quali però possono essere tratti diversi vantaggi operativi che, di conseguenza, si traducono in vantaggi economici per l'azienda.