Un processo semplice, che potrebbe nascondere molte insidie.
Il 92% delle aziende – secondo uno studio Captio del 2019 - si ritrova a dover gestire le note spese. Questo può sembrare un processo semplice, ma spesso è complesso e difficile da gestire.
La gestione delle note spese è infatti un tasto dolente per numerose aree aziendali:
- I dipendenti – in una percentuale tra l’1% e il 20% – spendono parte del loro tempo, circa un’ora durante l’orario lavorativo per l’80% dei casi, per compilare la nota spese.
- I reparti amministrativi spendono del tempo per la riconciliazione delle stesse con le fatture corrispondenti e per la correzione delle note spese errate.
Nel complesso il processo è molto articolato e vede protagonisti i dipendenti e l’amministrazione, che spesso commettono errori e non rispettano la policy aziendale.
Nota spese cartacea o digitale?
Le note spese in azienda possono essere compilate e gestite in due modi: cartaceo nel 55% delle aziende o digitale nel 45% delle aziende.
Il processo cartaceo sfrutta il formato di carta per tutto il processo, mentre la modalità digitale utilizza degli strumenti tecnologici per registrare, supervisionare ed approvare le spese.
Nota spese cartacea
La gestione cartacea della nota spese solleva tuttavia una serie di problemi frequenti:
- L’elaborazione della nota spese richiede tempo (un’ora al mese in media per dipendente) che viene sottratto ad altri lavori.
- La qualità di questo lavoro non apporta valore aggiunto alla produttività dell’azienda.
- Gli errori che si possono commettere durante il processo di compilazione richiedono molto tempo per essere individuati e corretti. Spesso, però, molti errori passano inosservati e note spese inesatte finiscono per essere approvate.
Nota spese digitale
L’approccio digitale, quindi, aiuta ad aumentare l’efficienza del processo e presenta numerosi vantaggi:
- Digitale: il nostro software permette di leggere gli scontrini per estrarre i dati principali e generare automaticamente la nota spese.
- Flessibile: si adatta alle tue esigenze, con modelli flessibili e campi personalizzati.
- Trasparente: lo stato di revisione può essere sempre monitorato in tempo reale.