Le aziende che operano in un contesto internazionale hanno senza dubbio numerosi aspetti da tenere sotto controllo per quanto riguarda la fatturazione elettronica.
Sapere come gestire correttamente le operazioni di acquisto e vendita fuori dal proprio paese è fondamentale per evitare di incappare in ritardi, sanzioni, documenti mancanti.
La difficoltà per gli uffici amministrativi consiste principalmente nell’essere sempre aggiornati sulle novità normative dei diversi paesi partner e nell’ottimizzare il lavoro del team nella gestione di dati, pratiche e transazioni… attività spesso dispendiose in termini di tempo.
Facendo una panoramica sul mondo della fatturazione internazionale, possiamo individuare 4 diversi schemi di applicazione. Vediamo brevemente quali sono.
Interoperability
Si tratta del modello utilizzato principalmente a livello Europeo con l’aggiunta di qualche altro Paese, come ad esempio la Russia. In questo contesto lo scambio di documenti di transazione avviene in modo completamente digitale attraverso l’interoperabilità. Rendendo possibile la collaborazione tra i soggetti interessati per mezzo di soluzioni tecnologiche che assicurano l’interazione e lo scambio di informazioni senza vincoli sulle implementazioni.
Centralised Invoicing
Questo contesto caratterizza l’Italia ma la Turchia potrebbe essere un ulteriore esempio. Un sistema centrale permette di intermediare i documenti tra fornitore e cliente, ritornando il relativo esito all’emittente del documento.
Clerance
Un sistema simile al precedente; in questo caso, però, il documento elettronico viene inviato al sistema centrale per la sola validazione. Una volta validato, il documento può essere trasmesso al cliente secondo le modalità concordate. Lo stesso principio viene applicato per il flusso contrario. Tale modello è applicato, ad esempio, in Cile e Messico.
Real-Time reporting
Questo modello permette lo scambio diretto di documenti tra fornitore e cliente. A seguito dello scambio, però, il fornitore è tenuto ad inviare i dati dei documenti trasmessi al sistema centrale, il quale ritornerà un esito di notifica. Tale modello è applicato, ad esempio, in Ungheria e in Corea del Sud.
Considerando quindi che ogni Paese sta adottando non solo regole differenti ma schemi specifici con caratteristiche e peculiarità diverse (sia a livello europeo che a livello globale), risulta prioritario gestire queste complessità identificando servizi o strumenti capaci di adattarsi ai diversi scenari di fatturazione elencati.
Da anni, noi di Archiva, in collaborazione con Partner internazionali, proponiamo soluzioni personalizzate per permettere ai nostri clienti di gestire le specificità presenti nei vari paesi con un occhio sempre attento alle novità normative in tema di fatturazione elettronica.