A marzo del 2024 la Germania ha reso obbligatoria la fatturazione elettronica B2B. Tutte le imprese dovranno essere in grado di ricevere fatture elettroniche a partire da gennaio 2025. Da gennaio 2027, invece la fatturazione sarà obbligatoria per le aziende con un fatturato superiore a 800.000 euro, e da gennaio 2028 per le aziende con un fatturato inferiore.
Questo rientra nell'ambito del progetto VAT in the Digital Age (ViDA), proposto dalla Commissione Europea volto a modernizzare l'attuale sistema dell'IVA nell'Unione Europea per combattere le frodi fiscali. Tra le iniziative del progetto c’è anche l’introduzione di formati strutturati per la fatturazione elettronica, rendendo non più validi file in PDF, Word, Excel e altri file di fattura non strutturati, per consentire l'applicazione del sistema DDR. A questo proposito, a differenza dell’Italia, che attualmente usa lo standard XML, la Germania inizierà a utilizzare i due standard UE: UBL (Universal Business Language) o CII (Cross Industry Invoice).
L’introduzione della fatturazione elettronica in Germania avverrà in modo graduale, tracciando un percorso ben definito per tutte le aziende che operano nel Paese. Tuttavia, in Germania non sarà necessario il consenso del proprio cliente per inviare la fattura elettronica, come avviene negli altri stati. Di conseguenza, ogni tax payer, oltre a essere obbligato a gestire i documenti elettronici in ricezione, potrebbe convertire la produzione e l'invio di tutte le fatture dal formato tradizionale cartaceo al formato europeo, senza più dover chiedere l'autorizzazione. Questo sarà un vero e proprio game changer che accelererà l’introduzione della fatturazione elettronica favorendo una progressiva automazione dei rapporti di filiera.
L'esperienza italiana ha dimostrato che la fatturazione elettronica non solo contrasta l'evasione fiscale, ma porta anche numerosi vantaggi legati ai processi di business. I formati strutturati come XML permettono di estrarre dati, ricomporli nei gestionali e fare ricerche puntuali, migliorando la gestione delle informazioni in maniera più proficua, lineare e certa. Inoltre, la conservazione elettronica dei documenti, già prevista dal regolamento europeo eIDAS 2, garantirà l'integrità e l'autoconsistenza dei dati, facilitando la loro utilizzabilità in giudizio.
Prepararsi alla transizione in un’ottica prospettica e integrata
Le aziende tedesche e italiane che operano in Germania devono prepararsi a questa transizione in modo prospettico e integrato. Ogni azienda sa in quali Paesi opera e quale sistema ERP (Enterprise Resource Planning) utilizza. Tuttavia, la preparazione non si limita alla semplice conoscenza del proprio sistema operativo e delle giurisdizioni in cui si è attivi. È fondamentale adottare una strategia ben strutturata che coinvolga diversi aspetti operativi, tecnologici e normativi.
- Analisi iniziale. Il primo passo è condurre un'analisi approfondita della situazione attuale. Questo include una valutazione dettagliata dei flussi di lavoro, dei processi di gestione delle fatture, dei sistemi ERP esistenti e delle interazioni con i fornitori e i clienti. Le aziende devono identificare le aree che necessitano di aggiornamenti o modifiche per allinearsi alle nuove normative. Un'analisi accurata aiuterà a comprendere le specifiche esigenze e a definire le priorità.
- Pianificazione e strategia. Una volta completata l'analisi, è essenziale sviluppare un piano di transizione dettagliato. Questo piano dovrebbe includere una roadmap con tempistiche precise per l'implementazione delle modifiche necessarie. La pianificazione deve tenere conto delle scadenze normative, come l'obbligo di ricezione delle fatture elettroniche a partire da gennaio 2025 e l'obbligo di emissione a partire dal 2027 per le grandi aziende e dal 2028 per le piccole imprese. Un piano ben strutturato permette di affrontare il cambiamento in modo organizzato e di evitare interruzioni operative.
- Scelta dei Partner Tecnologici. Affidarsi a provider e consulenti del settore è cruciale per ricevere supporto nelle scelte tecnologiche e operative. I provider con competenze specifiche in fatturazione elettronica possono offrire soluzioni personalizzate che si integrano perfettamente con i sistemi ERP esistenti. Inoltre, possono fornire strumenti per la transcodifica dei dati, facilitando la gestione delle fatture in formati diversi e garantendo la conformità alle normative europee.
- Formazione del Personale. La transizione alla fatturazione elettronica richiede anche un investimento nella formazione del personale. È fondamentale che i dipendenti dei reparti coinvolti, come vendite, acquisti e contabilità, siano adeguatamente formati sulle nuove procedure e strumenti. La formazione dovrebbe coprire non solo gli aspetti tecnici, ma anche quelli normativi e operativi, per garantire una gestione efficiente delle nuove modalità di fatturazione.
- Monitoraggio e Adattamento. Una volta implementato il nuovo sistema, è importante monitorare costantemente le sue performance e adattare le procedure in base alle esigenze. Il monitoraggio continuo permette di identificare rapidamente eventuali problemi o inefficienze e di apportare le correzioni necessarie. Inoltre, le normative possono evolvere nel tempo, quindi è essenziale rimanere aggiornati sulle modifiche legislative e adattare i processi di conseguenza.
- Collaborazione con i Fornitori e i Clienti. Infine, la transizione alla fatturazione elettronica non riguarda solo l'azienda, ma anche i suoi partner commerciali. È fondamentale collaborare strettamente con fornitori e clienti per garantire che anche loro siano preparati al cambiamento. La comunicazione aperta e la condivisione delle best practice possono facilitare una transizione più fluida per tutte le parti coinvolte.
La transizione alla fatturazione elettronica in Germania rappresenta una grande opportunità per le aziende di migliorare i propri processi operativi e di business. Affrontare questo cambiamento in modo proattivo, affidandosi a provider competenti e pianificando a lungo termine, permetterà alle aziende di cogliere i benefici della digitalizzazione e di essere pronte per le future evoluzioni normative.
In un mondo sempre più digitalizzato, la fatturazione elettronica non è solo una necessità normativa, ma un'opportunità per innovare e migliorare la gestione aziendale. Le aziende che sapranno cavalcare questo cambiamento anziché subirlo, saranno quelle che riusciranno a trarre il massimo vantaggio da questa trasformazione.