Nel mondo aziendale odierno, la gestione efficiente delle risorse è cruciale per mantenere competitività e sostenibilità. Un aspetto spesso sottovalutato, ma di estrema importanza e che impegna molto tempo all’interno dell’azienda, è il controllo delle fatture elettroniche attive e passive. L’impiego di molto tempo equivale all’impiego di molte risorse che, se impiegate in attività di semplice controllo con poco valore aggiunto possono rallentare la crescita aziendale. Tuttavia, le attività di controllo del cassetto fiscale, sebbene siano molto time-consuming, sono necessarie per migliorare la gestione amministrativa (identificando tempestivamente eventuali errori), garantire la conformità fiscale (prevenendo errori di contabilità), e ridurre il rischio legato alla possibilità di subire frodi.
La Complessità della Gestione delle Fatture Elettroniche
Le fatture elettroniche transitano e risiedono su diversi sistemi informativi:
- Sistema di Interscambio: lo snodo dei flussi informativi attivi e passivi.
- Il cassetto fiscale dell'Agenzia delle Entrate: l'unico repository fiscale ufficiale.
- I sistemi dei provider di fatturazione: sistemi di gestione documentale che permettono l’operatività quotidiana delle amministrazioni (ricerca fatture, approvazioni, etc)
- Il sistema di conservazione a norma: che evade l’obbligo normativo di messa in conservazione dei documenti fiscali.
- L'ERP delle aziende: dove vengono generate ed emesse le fatture attive e ricevute e registrate quelle passive.
Questa frammentazione rende complessa la gestione e la verifica delle fatture. Ciascuno di questi repository, infatti, necessita di diverse autorizzazioni che non sempre sono a disposizione di un’unica risorsa. Per un’azienda, tuttavia è fondamentale essere certa che le stesse fatture siano presenti in tutti e tre i sistemi, riducendo così il rischio di errori e frodi.
I benefici dell’automazione dei controlli
Effort umano azzerato
attraverso l’impiego di Bot di RPA (Robotic Process Automation) che operano 24 ore su 24 per verificare costantemente la corrispondenza tra il cassetto fiscale, il provider di fatturazione e l'ERP aziendale. I Bot possono rilevare e correggere autonomamente eventuali discrepanze, garantendo una precisione assoluta dei controlli e la completezza della documentazione senza alcun intervento umano.
Governance
fondamentale per assicurare agli operatori aziendali completa visibilità sui documenti e sul loro stato all’interno dei vari sistemi. Attraverso una combinazione di Robotic Process Automation (RPA) e data integration, è possibile armonizzare i dati provenienti dai diversi repository all’interno di una dashboard analitica, ottenendo un riscontro immediato su tutti i flussi di fatture attive e passive.
Personalizzazione
attraverso l’utilizzo di servizi modulari che permettono alle aziende di poter scegliere di adottare il modulo attivo, il modulo passivo o entrambi. Questa modularità consente di adattare il servizio alle diverse realtà ed esigenze aziendali, garantendo sempre il massimo beneficio.
Riduzione degli Errori
attraverso l’identificazione e la correzione di eventuali errori nell'invio e nella ricezione delle fatture, migliorando l'attività amministrativa.
Conformità Fiscale
grazie alla prevenzione degli errori in contabilità, è possibile garantire che i documenti siano conformi alle normative fiscali vigenti.
Prevenzione delle Frodi
un aspetto di cruciale importanza per le aziende che emettono molte piccole fatture, come quelle nel settore e-commerce, le quali sono maggiormente esposte al rischio di emissioni fraudolente di fatture.
In un contesto aziendale sempre più complesso e regolamentato, l'automazione dei controlli sulle fatture elettroniche rappresenta una rivoluzione necessaria. Queste soluzioni di BPM non solo migliorano l'efficienza operativa, ma garantiscono anche una governance solida e una sicurezza senza pari, rappresentando un passo avanti significativo per tutte le aziende che vogliono ottimizzare le loro operazioni amministrative e concentrarsi sul loro core business.