La PEC è un mezzo di corrispondenza con valore legale che per le PA, le imprese costituite in forma societaria, i professionisti iscritti agli albi, le ditte individuali e le partite IVA è obbligatorio a partire dal 2005 (per le sole PA) e dagli anni successivi per un susseguirsi di interventi normativi, tra i quali possiamo menzionare il Decreto di Legge 29 novembre n.185 del 2008 convertito nella Legge n.2 del 28 gennaio 2009 e il Decreto di Legge n.179/2012 convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012 n.221 e anche il Decreto di legge 16 luglio 2020 n.76 “decreto semplificazioni” convertito con modificazioni nella Legge 11 settembre 2020 n.120.
La posta elettronica certificata rappresenta il “domicilio digitale” ossia l’indirizzo virtuale in cui scambiare le comunicazioni con valore probatorio.
Quindi, possiamo affermare che rappresenta l’evoluzione della tradizionale raccomandata cartacea con avviso di ritorno generalmente utilizzata nello scambio di comunicazioni importanti, dunque, esiste per lo stesso scopo ma, con la differenza di essere appunto digitale.
Tuttavia, non rappresenta solo un obbligo ma anche un’opportunità strategica per le imprese, in quanto a differenza della posta ordinaria offre sicurezza e legalità certificando invio e ricezione, l’integrità e l’inalterabilità della corrispondenza. Infatti, come nel caso della raccomandata cartacea, l’invio della PEC genera due ricevute: una di avvenuta consegna a messaggio inviato ed una di avvenuta ricezione quando effettivamente arriva nella casella PEC del destinatario. Questo garantisce che il messaggio sia stato senza dubbio ricevuto dal destinatario. Inoltre, durante il suo “viaggio” questo viene convertito in una busta di trasporto, una sorta di mail contenente sia il messaggio che i dati di certificazione (mittente, destinatario, invio della corrispondenza, file xml, ecc.) che essendo firmata digitalmente dal provider PEC del mittente garantisce integrità, inalterabilità e sicurezza della corrispondenza.
La sua nascita, in prima battuta, si deve sicuramente alla necessità di adeguarsi alle nuove strutture tecnologiche e all’evoluzione del digitale in generale. Infatti, è stata introdotta per la prima volta dal legislatore italiano nel lontano 2003 con la legge n.3/2003 introducendo il concetto di innovazione tecnologica e la necessità di estendere l’utilizzo della PEC nell’ambito della Pubblica Amministrazione e dei rapporti che intercorrevano tra questa e privati.
Comprensibilmente nell'ambito della rivoluzione tecnologica, caratterizzata dalla velocità degli scambi e delle informazioni, si è avvertita l’esigenza di dotarsi di un sistema di corrispondenza con valore legale decisamente più sicuro della classica posta elettronica.
Ovviamente, si sono susseguiti nel tempo interventi miglioramenti, normative e modifiche che hanno portato oggi la PEC ad essere conforme alla REM (Registrated Electronic Mail), ossia un modello di corrispondenza certificato individuata a livello europeo nell’ambito dei servizi elettronici di recapito certificato. Nasce da un lavoro da parte dell’ente di normazione europeo ETSI ispirato dall’esperienza italiana della PEC. Oggi, con il Regolamento eIDAS, i sistemi di recapito certificato, come la PEC in Italia, per avere validità europea devono rispondere agli standard stabiliti da ETSI e considerati come standard dal medesimo Regolamento (per l’evoluzione completa e la storia di come la PEC sia diventata interoperabile a livello europeo, clicca qui).
Infatti, l’Italia è stata pioneristica in Europa nell’implementazione di un sistema di recapito certificato. La chiave di volta è stata sicuramente l’implementazione di un sistema distribuito basato su una pluralità di service provider sottoposti alla vigilanza e al controllo da parte di AgID, ossia dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Infatti, è possibile acquistare un servizio PEC solo da un Service Provider Qualificato che opera sotto il controllo di AgID (qui per la lista completa).
La straordinarietà di questo strumento è testimoniata oltre che dai grandi volumi raggiunti (secondo AgID nel primo semestre del 2022 sono stati inviati 492.932.292 messaggi e si sono registrate 14.414.551 caselle PEC in totale) anche dall’utilizzo da parte dei cittadini privati. Infatti, sono numerosi i benefici che essi riscontrano: riduzione dell’utilizzo della carta, l’azzeramento degli spostamenti e anche il risparmio di tempo e di denaro considerando il costo di attivazione e mantenimento di una casella PEC.