La conoscenza dei dati è la base per ottimizzare i processi. Per raggiungere questo obiettivo Qlik arriva in aiuto; una tecnologia per conoscere e analizzare in modo semplice e veloce tutti i dati necessari in ottica del miglioramento continuo dei flussi di lavoro in azienda.
Avere a disposizione dati corretti, aggiornati e rilevati con frequenza ci permette di analizzare lo storico, con statistiche, report, KPI e sviluppare una crescente capacità previsionale, tale da consentirci di giocare d’anticipo sugli eventi, azzerare i margini di errore e provvedere per tempo a bisogni e criticità.
Vediamo insieme alcuni ambiti in cui l’applicazione di Qlik risulta un elemento differenziante:
Time Tracking - Ottimizzare i tempi di lavoro
In risposta alla necessità di organizzare in maniera più efficiente il lavoro dei diversi reparti come prima cosa, differenziare e monitorare le attività a valore aggiunto, ovvero quelle legate allo sviluppo di nuovi progetti sia per i clienti esterni all’organizzazione che per l’azienda stessa.
Per farlo, è stata sfruttata la raccolta dati delle consuntivazioni orarie che ogni utente dell’azienda registra giornalmente su piattaforme di time tracking, come ad esempio Atlassian JIRA Tempo.
In fase di rendicontazione infatti deve essere indicata tipicamente la commessa di lavorazione e la tipologia di attività svolta.
Qlik Sense consente di raccogliere velocemente i dati d’interesse da diverse fonti, andando a ricavare in fase di Estrazione/Trasformazione/Caricamento (Load) (ETL) - tramite spalmatura - il dato di rendicontazione anche nei casi in cui non era stato esplicitamente indicato dagli operatori.
L’analisi di quanto visualizzato e raccolto si articola in diversi step:
- Consistenza del dato
Per poter avere un’analisi attendibile è fondamentale che tutte le risorse si impegnino nel rendicontare il lavoro svolto. - Controllo dati raccolti
Al fine di indirizzare correttamente il lavoro svolto, le rendicontazioni devono essere attribuite a commesse di lavorazione che a loro volta sono ricondotte al cliente finale. È possibile monitorare le anomalie su apposite dashboard in modo da poter ricondurre qualsiasi attività ai progetti dei clienti di Archiva piuttosto che all’azienda stessa. - Analisi delle attività a valore aggiunto
Ogni attività svolta viene classificata o meno come attività a valore aggiunto in base al reparto coinvolto, alla tipologia inserita in fase di compilazione e alla commessa associata. Lo studio consente di capire - a livello aziendale piuttosto che per singolo reparto - l’andamento mensile del numero di ore dedicate ad attività a valore.
QlikSense, perché usare questa tecnologia?
Questa tecnologià è fondamentale perché:
- I dati hanno diverse origini e quindi tecnologie diverse. Grazie ai connettori disponibili sulla piattaforma Qlik Sense è possibile accedere, in modo facile, alle diverse sorgenti in un unico spazio.
- Le logiche di attribuzione dell’informazione sono complesse. Normalmente, la rendicontazione delle attività non possiede esplicitamente l’informazione della mansione; in questo caso però è possibile ricavarla attraverso la lettura di altri dati provenienti dagli strumenti aziendali utilizzati per tracciare il tempo.
- La gestione dei dati estratti avviene tramite WebService. Se considerassimo il quantitativo di dati che ogni giorno vengono raccolti, ci renderemmo subito conto di come l’estrazione dati tramite WebService non può ritenersi adatta allo scopo. Si rende invece necessaria un sistema di archiviazione dati che lavori su base differenziale. Qlik Sense prevede invece l’archiviazione dei dati in un formato proprietario che a tutti gli effetti replica le funzionalità classiche di un Datawarehouse senza la necessità di dover gestire delle sovrastrutture.
Semplificare il flusso dei documenti
Spesso nelle aziende accade che il processo di lavorazione dei documenti prevede che un qualsiasi documento ricevuto da un cliente passi attraverso differenti sistemi prima di arrivare alla fase di archiviazione finale.
È quindi fondamentale capire quali sono i tempi necessari ad un documento per compiere l’intero processo in modo da individuare e ottimizzare i sistemi con latenza maggiore.
Qlik Sense agisce oltre che da indicatore, anche come supporto alla trattativa commerciale con i clienti per la definizione dei tempi di lavorazione dei singoli progetti.
I sistemi coinvolti in questo processo sono tipicamente eterogenei sia nelle fonti dei dati che nelle tecnologie utilizzate e generalmente presentano strutture differenti tanto che i legami potrebbero non essere immediati ed espliciti.
Per questa ragione è fondamentale la fase di pulizia del dato durante lo scripting dell’ETL dove, oltre a ricostruire i legami mancanti, viene realizzato un modello dati adeguato che semplifichi la realizzazione delle dashboard di analisi.
Inoltre, la variabilità dei tempi di attraversamento è molto elevata, per tanto è stato introdotto un criterio basato su percentili impostabili direttamente sulla dashboard in modo da escludere eventuali anomalie di lavorazione che potrebbero sporcare i risultati macroscopici dell’analisi.
In questo processo, la mole di dati in questo coinvolta è notevole ma grazie al motore Qlik Sense, che lavora in memoria, si hanno dei tempi di risposta adeguati senza particolare latenza pur conservando nel modello dati il loro massimo dettaglio.
Ottenere un overview sul fatturato
Grazie all’applicazione della Business Intelligence, in ogni azienda, i dati relativi al fatturato vengono aggregati e analizzati per ottenere con semplicità un overview generale.
Con la tecnologia Qlik Sense è possibile fare un passo oltre mettendo a disposizione del reparto commerciale uno strumento che mette insieme, oltre i tipici dati di fatturato, anche il potenziale fatturato dei mesi successivi permettendo di estrapolare informazioni da più sorgenti:
- Fatturato: i dati vengono prelevati direttamente dal gestionale amministrativo aziendale.
- Ordini in lavorazione: Il gestionale amministrativo legge la componente contrattuale degli ordini o integra i dati con la pianificazione dei Project Manager. In questo modo è possibile capire quando una determinata commessa sarà chiusa e quindi fatturabile.
- Canoni: i dati di configurazione dei canoni vengono rielaborati in QlikSense per poter dare l’andamento previsionale su tutti i mesi successivi.