Riaffrontiamo insieme gli ultimi sviluppi in materia doganale: oggi sdoganare la merce importata si fa in modo digitale.
Abbiamo letto nel procedente articolo "Sdoganare la merce importata: le dichiarazioni doganali con i nuovi tracciati" tutti i dettagli relativi alle novità in materia di dichiarazioni doganali che la circolare 22/2022 del 6 giugno prevede per le aziende che operano in un contesto internazionale.
Infatti, nell’ambito del processo di digitalizzazione promosso dal Nuovo Codice Doganale e in ottemperanza a quanto disposto dall’art. 6 punto 1 del CUD “[…] tutti gli scambi di informazioni, quali dichiarazioni, richieste o decisioni, tra autorità doganali nonché tra operatori economici ed autorità doganali, e l’archiviazione di tali informazioni richieste dalla normativa doganale sono effettuati mediante procedenti informatici.”
Al contrario di quello che solitamente si pensa a fronte di un cambiamento, qui non possiamo fare a meno di notare tutti i benefici che questa nuova procedura digitale sta portando alle aziende.
Consideriamo quindi che, in base a quanto stabilito, dal 31 dicembre è stato soppresso qualsiasi formulario cartaceo per la presentazione e per la stampa della dichiarazione doganale, quale abitudine ormai consolidata per le imprese. Certamente, trasformare la bolletta doganale in un data set immateriale comporta degli sforzi per adeguarsi, ma, oltrepassando l’ostacolo iniziale sulla questione, ci siamo realmente fermati a pensare come trasformare questo cambiamento in opportunità?
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Snellimento dei processi aziendali
Se tutti gli scambi di informazioni, tra Autorità doganali ed operatori economici vengono effettuati mediante procedimenti informatici è facile pensare che ci si avvicini sempre di più ad una uniformità dei processi di gestione dei documenti.
Gestire i documenti, archiviarli e conservarli sono operazioni che sempre più vengono svolte in modo automatico e che grazie all’utilizzo di nuove tecnologie possono essere digitalizzate sollevando l’ufficio amministrativo da attività ripetitive e a basso valore per l’azienda.
Se estendiamo la digitalizzazione anche ai documenti doganali possiamo riorganizzare i processi interni con lo scopo di migliorare l’efficienza di una pluralità di reparti coinvolti nelle pratiche doganali.
Estrazione dei dati per la registrazione contabile
Non dimentichiamo che avere a disposizione dei documenti fiscali digitali ci consente un’estrazione facilitata dei dati necessari alla registrazione contabile dei documenti. Grazie alle nuove tecnologie è possibile estrarre i dati dai file, validarli, registrarli e conservarli a norma con un notevole risparmio di tempo e risorse.
Approvazione e lavorazione dei documenti
Se prima della reingegnerizzazione del processo, i documenti doganali passavano al vaglio di numerosi uffici e risorse per approvazioni, firme, timbri da apporre, ora possiamo pensare di snellire tutti questi flussi di attività. Un documento digitale può transitare in azienda in modo più snello e può essere gestito e lavorato in modo collaborativo tra le risorse dell’azienda.
Conservazione a norma dei documenti
Da cambiamento ad opportunità di crescita e di raggiungimento dell’eccellenza di processo.
Il gruppo Archiva supporta quotidianamente i propri clienti per gestire in modo eccellente ogni cambiamento e a trasformare quelli che da molti vengono visti come “limiti” in occasioni di crescita.
Un ulteriore aspetto molto importante riguarda la conservazione dei documenti e la sicurezza nel mantenimento dell’integrità degli stessi.
La dichiarazione doganale si presenta, dunque, nella veste di dataset immateriale, che però ha contenuto, data e fonte certa, immodificabile e conservata per ogni finalità, con dati gestibili anche singolarmente.
Preservare i dati e le informazioni che entrano in azienda dovrebbe essere una priorità per ogni realtà, piccola o grande che sia.
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