Condizioni Generali di Fornitura

Versione settembre 2024

1. Definizioni

Ai fini della disciplina di cui alle presenti Condizioni Generali di Fornitura, i termini sottoindicati assumono il seguente significato:

1. Archiva: si intende Archiva S.r.l., con sede legale in Via Spagna 24, Villafranca di Verona, iscritta al registro delle imprese di Verona, R.E.A.: 319751, P. IVA 03237470236, in persona del Legale Rappresentante, Ing. Giuliano Marone;
2. Acquirente o Cliente: si intende qualunque soggetto che direttamente o indirettamente acquisti i servizi offerti da Archiva, in esecuzione di un’Offerta di Servizi con essa sottoscritta;
3. Condizioni Generali di Fornitura: le presenti condizioni generali di contratto che trovano applicazione per tutti i rapporti contrattuali tra Archiva e l’Acquirente, fatta salva espressa diversa indicazione nell’Offerta di Servizi o in altra pattuizione contrattuale;
4. Contratto: si intende l’insieme dei documenti contrattuali (es. Offerte di Servizi e relativi allegati, Condizioni Generali di Fornitura, ulteriori pattuizioni contrattuali) volti a disciplinare il rapporto di fornitura tra Archiva e l’Acquirente;
5. Offerta/e di Servizi: si intende la proposta di Archiva avente ad oggetto la fornitura di servizi, consulenziali ed informatici, ivi descritti, in conformità alle Condizioni Generali di Fornitura;
6. Schede di progetto: si intendono i documenti descrittivi degli aspetti funzionali, architetturali, prestazionali, specifici per il Servizio reso all’Acquirente;
7. Servizio/i o Prodotto/i: qualunque servizio o prodotto oggetto dell’Offerta di Servizi;
8. UAT: si intende l’insieme dei test funzionali e prestazionali, c.d. “User Acceptance Test”, eseguiti dall’Acquirente, in coordinamento con Archiva, necessari per validare la corretta predisposizione dei Servizi implementati da Archiva per l’Acquirente.

2. Oggetto

Fornitura dei Servizi espressamente denominati e descritti nell’Offerta di Servizi.

3. Caratteristiche dei servizi

Tutti i Servizi, come descritti compiutamente nell’Offerta di Servizi, sono prestati in rigorosa osservanza dei disposti di legge ad essi applicabili.

I Servizi sono offerti, ove concesso dalla Legge, anche disgiuntamente e diretti a soddisfare un distinto interesse dell’Acquirente. Ne consegue che la cessazione, a qualsiasi titolo derivata, del rapporto, con riferimento a talune prestazioni di servizio indicate nell’Offerta di Servizi, non comporta necessariamente lo scioglimento del rapporto in atto con Archiva, con riguardo agli ulteriori Servizi offerti. In ogni caso, Archiva si riserva il diritto di recedere dal complesso dei Servizi del Contratto, ove ritenga che i Servizi residui non siano remunerativi delle risorse impegnate.

Nell’oggetto delle presenti Condizioni Generali di Fornitura rientrano, altresì, tutte le prestazioni accessorie, preparatorie, necessarie o soltanto utili all’espletamento del Servizio, quali, senza alcun fine esaustivo ma solo esemplificativo, incontri per riunioni, trasferte ed altro, i cui eventuali costi saranno addebitati all’Acquirente in base alle tariffe indicate nell’Offerta di Servizi.

Tali prestazioni dovranno essere autorizzate dall’Acquirente con la sola eccezione di quelle attività le quali, in quanto caratterizzate da urgenza o dalla necessità di evitare un danno, sono messe in atto da Archiva preventivamente ad ogni autorizzazione.

4. Modalità di erogazione dei servizi

Gli standard di servizio sono indicati nell’Offerta di Servizi.

Archiva e l’Acquirente concordano le Schede di progetto e l’Acquirente le accetta espressamente.

Nel caso in cui le parti si siano accordate per l’effettuazione di UAT, così come definiti al paragrafo 1h) delle presenti Condizioni Generali di Fornitura, l’Acquirente, provvederà alla verifica di rispondenza dei Servizi configurati ai livelli di prestazione contrattualmente stabiliti.

La mancata segnalazione di non rispondenza del Servizio a quanto riportato nelle predette Schede di progetto nei quindici (15) giorni successivi alla data di ricezione delle Schede da parte dell’Acquirente, varrà come intervenuta sua implicita accettazione, senza comunque esimere Archiva dalla prestazione delle garanzie previste dal presente Contratto.

In ogni caso, il collaudo e l’accettazione del Servizio si considereranno favorevolmente completati, anche per parziali o specifiche prestazioni, qualora l’Acquirente faccia uso produttivo di quanto messogli a disposizione da Archiva.

In caso di eventuali contestazioni sulla rispondenza del Servizio prestato rispetto alle modalità di erogazione concordate, che saranno segnalate tempestivamente dall’Acquirente ad Archiva per iscritto, Archiva provvederà a verificare la natura e il fondamento delle contestazioni e, quindi, entro 30 giorni dall’esaurimento di tale fase istruttoria, procederà al riscontro.

5. Obblighi e responsabilità di Archiva

Archiva si impegna, nello svolgimento delle attività oggetto dell’Offerta di Servizi, a rispettare la proprietà industriale ed intellettuale dell’Acquirente e a fare quanto in suo potere per la protezione della stessa.

6. Esclusiva

L’Acquirente si obbliga, per la durata e vigenza del Contratto, a non stipulare con terzi alcun contratto che preveda la fornitura del medesimo servizio offerto da Archiva, salvo espresso consenso formalizzato per iscritto da Archiva.

7. Durata del contratto e recesso

Il Contratto ha una durata di anni tre a decorrere dalla data di sottoscrizione della prima Offerta di Servizi da parte dell’Acquirente. Ne deriva che, nel caso in cui l’Acquirente sottoscriva più Offerte di Servizi in date successive, tutte le Offerte di Servizi seguiranno la durata della prima Offerta sottoscritta.  

Archiva e l’Acquirente dispongono che, in vigenza contrattuale è ammesso l’esercizio del recesso solo in presenza di una giusta causa o giustificato motivo, salvo quanto previsto dall’art. 3.  

Prima della scadenza, il Contratto dovrà essere oggetto di disdetta mediante invio di lettera raccomandata A.R. o PEC ad Archiva con preavviso di almeno 90 giorni.  La comunicazione di disdetta dovrà necessariamente contenere il nome del servizio che si intende cessare, il numero dell’Offerta di Servizi relativa e la data di decorrenza della disdetta. Qualsiasi attività effettuata da Archiva dopo la data di decorrenza della disdetta, salvo diverso accordo tra le parti come indicato alla clausola 9), sarà addebitata all’Acquirente. 

In caso di mancata disdetta o di invio della stessa dopo tale termine, il Contratto si intenderà tacitamente rinnovato ad ogni scadenza per ulteriori periodi di anni uno ciascuno. 

8. Sospensione e risoluzione

Il mancato adempimento di una delle parti, anche ad una sola delle presenti previsioni contrattuali nonché a quanto stabilito nei singoli allegati, costituisce inadempimento essenziale ai sensi dell’art. 1455 c.c. e dà facoltà alla parte non inadempiente di risolvere il Contratto.

Archiva, in caso di inadempimento dell’Acquirente ad una delle obbligazioni previste nel Contratto, si riserva la facoltà, prima di procedere alla risoluzione dello stesso, di interrompere l’erogazione del Servizio. In tale ipotesi Archiva provvederà a comunicare all’Acquirente la volontà di avvalersi della citata facoltà di interruzione ed il termine entro il quale l’Acquirente dovrà provvedere a ripristinare la situazione di normalità contrattuale. L’Acquirente rimane, in ogni caso, obbligato al pagamento del corrispettivo anche in caso di interruzione del Servizio.

In caso di fallimento e/o di ammissione dell’Acquirente ad una procedura concorsuale, Archiva si riserva la facoltà di interrompere il Servizio, salvo l’eventuale riconoscimento, da parte degli Organi Giudiziali competenti, della prededuzione del credito derivante dal servizio offerto da Archiva, decorrente dalla data di ammissione dell’Acquirente alla procedura concorsuale.

9. Cessazione del contratto

Al termine del rapporto contrattuale, sia in caso di scioglimento anticipato del rapporto che in caso di cessazione per scadenza naturale, l’Acquirente dovrà indicare per iscritto ad Archiva se preferisce:

1. la restituzione dei dati con contestuale cancellazione degli stessi (o distruzione nel caso di documenti analogici);
2. la restituzione dei dati con mantenimento della sola visibilità dei documenti tramite il mantenimento del servizio EAN;
3. la cancellazione dei dati o la distruzione nel caso di documenti analogici.

In ognuna delle ipotesi indicate, Archiva formulerà un’offerta economica relativa all’attività richiesta tenendo in considerazione il volume dei dati elaborati fino a quel momento e l’effort specificamente richiesto. L’Offerta sarà accompagnata da una specifica nomina a responsabile del trattamento che autorizzi Archiva al trattamento scelto dall’Acquirente.

L’Acquirente si impegna a esprimere una preferenza, accompagnata dalla relativa nomina al trattamento, entro e non oltre 90 giorno dalla cessazione del Contratto.

10. Proprietà intellettuale

I diritti di proprietà intellettuale, i marchi ed i programmi sviluppati da Archiva nell’ambito dei servizi descritti nell’Offerta di Servizi, sono di proprietà di Archiva o in disponibilità della stessa; la proprietà intellettuale, i marchi ed i programmi sviluppati da Archiva vengono eventualmente concessi all’Acquirente in forma di “licenza” o “sub-licenza” d’uso.

L’Acquirente autorizza Archiva ad indicare, in risposta a bandi di gara, la ragione sociale dell’Acquirente come “credits” nonché ad utilizzare, a titolo gratuito, i loghi e marchi dell’Acquirente sulle pagine web e sul materiale promozionale di Archiva unicamente ed esclusivamente al fine di rappresentare il portafoglio clienti e alcune esperienze di rapporti contrattuali in corso, ossia per tutte le attività di sponsorizzazione e delle più tipiche iniziative/eventi di Archiva.

11. Sicurezza, Riservatezza e Assicurazioni

L’Acquirente dovrà stabilire le password e il novero delle autorizzazioni per l’accesso alla porzione di servizio concesso in licenza da Archiva. Nel caso in cui l’Acquirente non utilizzi un sistema di accesso proprietario basato su Single Sing-on, che consenta un’autenticazione univoca ai sistemi informatici di Archiva, quest’ultima raccomanda l’impiego di utenze personali e sconsiglia l’utilizzo di utenze generiche al fine di consentire l’esatta riconducibilità delle azioni poste in essere ad una persona fisica determinata a tutela di entrambe le parti coinvolte nel rapporto contrattuale.

La gestione del ciclo di vita delle credenziali (creazione, periodica rivalidazione e dismissione) generate direttamente dall’Acquirente rimane in capo a quest’ultimo.

L’Acquirente si obbliga a trasmettere ad Archiva solo ed esclusivamente dati digitali privi di qualsiasi tipo di codice malevolo. In difetto, Archiva cancellerà i file rilevati come infetti e non procederà con le attività di lavorazione, senza che ciò determini un inadempimento contrattuale.

L’Acquirente si obbliga ad informare immediatamente Archiva in caso di “cyber attacks” ai propri sistemi informatici. Ciò al fine di consentire, anche a tutela del patrimonio informativo, ad Archiva di disabilitare i canali di comunicazione con i sistemi informatici dell’Acquirente.

Archiva e l’Acquirente sono tenuti ad assumere le misure di sicurezza tecnico organizzative necessarie, sia all’interno della propria organizzazione, sia nello svolgimento di attività che comportino contatti con terzi, a garantire la riservatezza dei dati e a garantire l’osservanza di tutte le disposizioni vigenti in materia di trattamento dei dati personali. Le misure di sicurezze implementate da Archiva sono descritte ai seguenti indirizzi https://www.archivagroup.com/it/about/sicurezza-e-privacy/modifiche-sicurezza-tecniche-organizzative (italiano) e https://www.archivagroup.com/en/technical-organisational-security-measures (inglese)

Archiva assicura la segretezza e la riservatezza dei dati, delle informazioni, del know-how, del software di cui verrà a disporre per dare esecuzione all’Offerta di Servizi, nonché la segretezza e riservatezza della documentazione, di qualsiasi natura, dell’Acquirente o predisposta da terzi nell’interesse dell’Acquirente.

I dati e i programmi che l’Acquirente affida ad Archiva sono riservati.

Archiva è in possesso di specifiche certificazioni di terza parte, elencate all’indirizzo web: https://www.archivagroup.com/it/about/sicurezza-e-privacy

Archiva dichiara di essere in possesso delle seguenti coperture assicurative: a) UnipolSai (polizza n° 183991953), per un massimale di euro € 3.000.000,00 per responsabilità professionale derivante da errori, negligenze o divulgazioni; b) UnipolSai (polizza n° 177808069), per un massimale di euro € 2.500.000,00 per “Cyber Risk”

12. Corrispettivi e Modalità di fatturazione e pagamento

Archiva provvederà a fatturare direttamente all’Acquirente i Servizi da quest’ultimo acquistati anche mediante trasmissione per via telematica.

Il pagamento delle fatture emesse da Archiva verrà eseguito con le modalità ed i termini previsti nell’Offerta di Servizi.

13. Cessione del contratto

Il Contratto non potrà essere oggetto di cessione in tutto o in parte a terzi, senza il preventivo consenso dell’altra parte.

14. Divieto di sollecitazione e di storno dei dipendenti

Il Cliente rinuncia alla possibilità di assumere alle proprie dipendenze o di far lavorare, direttamente o per interposta persona, il personale di Archiva a qualsiasi titolo coinvolto nell'esecuzione del Contratto. 

Tale rinuncia ha efficacia per tutta la durata del Contratto e per i successivi 12 (dodici) mesi dalla cessazione per qualsiasi ragione dovesse intervenire. 

Nel caso in cui il Cliente non rispetti la presente previsione, sarà tenuto a versare una penale pari ad Euro 50.000, oltre al risarcimento del maggior danno.

15. Legge applicabile e foro competente

Il Contratto è regolato dalla legge italiana.

Per qualsiasi controversia inerente alla validità, l’esecuzione o la risoluzione del Contratto sarà territorialmente competente in via esclusiva il Foro ove ha la sede legale l’Acquirente. In difetto, sarà il Foro di Verona.

Per quanto non previsto espressamente, si rinvia alle disposizioni del Codice civile e ad altre normative applicabili in materia.

16. Variazione del contratto

L’Acquirente potrà richiedere, oppure Archiva proporre, modifiche nelle modalità di prestazione, nel contenuto delle attività o nei volumi dei servizi indicati nell’Offerta di Servizi.

Il prezzo per eventuali modifiche sarà concordato tra le parti. Ogni modifica sarà vincolante solo se richiesta per iscritto e nella stessa forma accettata.

17. Trattamento dei dati personali

Con riferimento ai dati personali trattati nel corso dello svolgimento del Contratto, ciascuna parte si impegna ad effettuare il trattamento degli stessi nell’osservanza degli obblighi discendenti dalla normativa europea e nazionale in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo ai dati personali, in particolare in relazione all’adozione di misure fisiche, tecniche e organizzative, tali che il trattamento soddisfi i requisiti di legge e garantisca la tutela dei diritti e delle libertà degli interessati. Circa il trattamento dei dati personali da parte di Archiva si rimanda al testo integrale dell’informativa ex art. 13 Regolamento (UE) 2016/679 rinvenibile al seguente link: https://www.archivagroup.com/it/about/sicurezza-e-privacy

L’Acquirente ed Archiva si impegnano, inoltre, a collaborare reciprocamente e a fornirsi informazioni e documentazione in termini ragionevoli al fine di consentire all’altra parte il rispetto della normativa europea e nazionale in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo ai dati personali.

Ai fini dell’erogazione dei Servizi in oggetto delle Offerte di Servizi, Archiva tratterà per conto dell’Acquirente dati personali di titolarità di quest’ultimo oppure da questi trattati in qualità di responsabile del trattamento ex. art. 28, comma 4 del Regolamento (UE) 2016/679. Le parti si obbligano, prima che il trattamento dei dati personali abbia inizio, a stipulare un accordo di nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679. L’Acquirente garantisce che tutti i dati trasmessi ad Archiva nell’ambito dell’esecuzione dei servizi oggetto del Contratto sono stati dallo stesso legittimamente acquisiti in conformità alla legislazione vigente in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo ai dati personali.

L’elenco degli eventuali subresponsabili coinvolti nelle attività del trattamento è consultabile agli indirizzi https://www.archivagroup.com/it/elenco-sub-responsabili (italiano) e https://www.archivagroup.com/en/list-of-sub-processors (inglese).

L’Acquirente terrà indenne Archiva da qualsiasi tipo di danno, pretesa, onere o spesa dovesse derivare alla stessa, direttamente nei confronti di terzi in conseguenza della violazione della normativa prevista in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo ai dati personali.

18. Domiciliazioni delle parti, comunicazioni e formalità

Ai fini delle presenti Condizioni Generali di Fornitura, Archiva e Acquirente, risultano domiciliate presso le rispettive sedi sociali.

19. Modello di organizzazione, gestione e controllo D. Lgs. 231/2001

L’Acquirente prende atto che Archiva ha adottato, nella previsione e disciplina di cui al D.lgs. 231/2001, un Codice Etico parte integrante del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo onde evitare il rischio di comportamenti civilmente e penalmente rilevanti di tutti coloro che lavorano o collaborano con Archiva al fine di tutelare il valore sociale e gli interessi reciproci.

20. Clausole finali

Le parti si impegnano solennemente ad applicare ed eseguire il Contratto nel rispetto delle regole di correttezza e buona fede.

Le Condizioni Generali di Fornitura ed i documenti che in base ad esse dovranno essere formalizzati rappresentano nella loro interezza gli accordi contrattuali intervenuti tra le parti e nessuna delle parti è stata indotta a sottoscriverlo in forza di pattuizioni poi qui non riportate. Di conseguenza esso rappresenta l’unico valido accordo intervenuto tra le parti e qualsivoglia documento pre-negoziale è da ora in poi destituito di effetto alcuno.

In caso di contrasto, l’ordine di prevalenza tra i documenti contrattuali sarà il seguente: 1) Offerta di Servizi e relativi allegati; 2) Condizioni Generali di Fornitura; 3) ulteriori documenti richiamati nei precedenti.

Le presenti Condizioni Generali di Fornitura e tutte le informazioni di natura tecnica, commerciale e finanziaria che le riguardano e che sono state oggetto di scambio o di trasmissione tra le parti, devono ritenersi riservate, e le parti porranno in essere ogni attività che si renda necessaria per scongiurare la loro impropria divulgazione a terzi. Ogni modificazione del Contratto dovrà essere convenuta per iscritto e dovrà risultare da documento sottoscritto da o per conto della parte nei cui confronti la modificazione abbia ad essere invocata.

Eventuali ritardi od omissioni di una o dell’altra parte nel far valere diritti o nell’esercitare facoltà che ad essa competa in virtù delle Condizioni Generali di Fornitura non verranno in alcun caso interpretati alla stregua di acquiescenza o rinunzia a fare ciò in epoca successiva.

Ogni pattuizione o intesa contenuta nelle presenti nelle Condizioni Generali di Fornitura che dovesse essere ritenuta o divenire invalida od inefficace, in tutto o in parte, per qualsiasi ragione:

1. verrà ritenuta scindibile dalle Condizioni Generali di Fornitura nel suo insieme e da ogni altra intesa o pattuizione senza pregiudicarne la validità (a meno che dal contesto non risulti essenziale);
2. qualora dal contesto risulti possibile, si reputerà sostituita da diversa pattuizione o disposizione valida ed efficace il cui contenuto sia quanto più possibile simile rispetto a quella divenuta o ritenuta invalida o inefficace.

I titoli dei paragrafi sono apposti per mera convenienza e si intendono privi di rilievo interpretativo.