Note spese
Che cos’è la trasferta di lavoro e quando si ha diritto ad una trasferta di lavoro?
Per trasferta lavorativa si intende un cambiamento temporaneo dell’esercizio della prestazione lavorativa al di fuori della sede ordinaria di lavoro. Il cambiamento può durare da un giorno fino ad alcune settimane, quello che conta è che la natura della trasferta sia temporanea.
La trasferta presuppone che al lavoratore venga temporaneamente richiesto di prestare la propria opera in un luogo diverso da quello in cui deve abitualmente eseguirla, anche all’estero.
Come viene pagata la trasferta di lavoro?
Le trasferte di lavoro sono disciplinate in maniera diversa rispetto alle normali ore lavorative nella sede abituale. Al lavoratore in trasferta viene riconosciuta un’indennità di trasferta e/o il rimborso delle spese da lui sostenute per lo spostamento. L’indennità di trasferta è differente che si tratti di uno spostamento fuori dal comune della sede di lavoro o entro il comune della sede lavorativa.
Infatti, l’indennità di trasferta pari al 50% della retribuzione giornaliera se la trasferta dura da 12 a 24 ore. Se dura di più l’indennità viene calcolata moltiplicando il suddetto 50% per i giorni di trasferta.
Come definire una travel policy aziendale efficace
La travel policy aziendale è sempre necessaria e include tutte le specifiche che guidano la gestione dei costi dei viaggi aziendali e indica con precisione quali sono i costi a carico dell’azienda e quali invece sono i costi che non prevedono un rimborso. Questo documento è specifico per ogni azienda ed in continua evoluzione in base alle esigenze.
La travel policy deve includere alcune informazioni importanti quali:
- Politica sul rimborso chilometrico.
- Politica sulle norme: tetto massimo per i pasti e per l’alloggio.
- Politica di gestione degli scontrini.
- Politica sui viaggi internazionali.
Rimborso delle note spese
Nel caso di una trasferta di lavoro, le aziende possono ricorrere a tre sistemi di rimborso, l’uno alternativo all’altro: il rimborso a piè di lista, il rimborso forfettario e il rimborso misto. Per ogni trasferta, però, può essere applicato esclusivamente un unico metodo.
Rimborso analitico
Il rimborso analitico considera tutte le voci di spesa che sono state sostenute dal dipendente durante la trasferta. Tali voci devono essere elencate una ad una, con allegati i rispettivi giustificativi fiscali. Il rimborso spese riguarda i seguenti tipi di spese:
- Vitto e alloggio: in albergo, in un appartamento in affitto o in qualsiasi altra struttura di accoglienza.
- Viaggio e trasporti: rimborso delle spese sostenute per l’uso della propria auto (rimborso chilometrico) o di una noleggiata, dei pedaggi e per l’acquisto di biglietti per l’utilizzo dei mezzi di trasporto (bus, taxi, metro, etc.).
- Altro: il lavoratore può presentare documentazione inerente ad altre tipologie di spesa sostenute durante la trasferta.
La normativa fiscale italiana non considera il rimborso delle spese di vitto, alloggio e trasporto come un contributo alla formazione del reddito, se queste sono state sostenute al fuori dal territorio comunale. Le eventuali spese di altro tipo, invece, sono deducibili solo nei limiti di 15,49 € al giorno per le trasferte in Italia e di 25,82 € per quelle all’estero.
Il rimborso analitico consente al dipendente e all’azienda di avere una visione precisa dei costi sostenuti in trasferta. Tra i suoi svantaggi si possono notare la necessità di gestire manualmente un grande numero di ricevuti e scontrini, con il rischio elevato di errori e ritardi nell’erogazione del rimborso.
Rimborso forfettario
Il rimborso spese forfettario prevede che l’azienda riconosca al dipendente un forfait giornaliero senza richiedere i giustificativi di spesa relativi alle spese sostenute per il vitto e per l’alloggio.
L’indennità giornaliera erogata dall’azienda non viene considerata come una contribuzione al reddito del dipendente e perciò risulta deducibile: tale esenzione dal conteggio dell’imponibile IRPEF è valida fino a un massimo di 46,48 € per le trasferte effettuate in Italia e di 77,47 € per le trasferte che hanno luogo all’estero.
Come stabilire l’ammontare dell’indennità di trasferta giornaliera?
Il forfait può essere calcolato sulla base del reddito percepito dal collaboratore, può essere il frutto di una negoziazione tra azienda e dipendente o essere indicato dai contratti collettivi di lavoro (CCNL). In ogni caso dovrà essere corrisposto per ognuno dei giorni in cui il dipendente si trova a lavorare fuori sede.
Quali sono i rischi?
Nel caso di rimborso forfettario può avvenire l’inconveniente che il lavoratore non riceva la somma necessaria a coprire tutte le spese che ha sostenuto durante la trasferta lavorativa.
Rimborso misto
Il rimborso misto viene utilizzato quando si coprono alcune spese con la modalità analitica e altre in modo forfettario.
Nel dettaglio, in caso di rimborso delle spese di alloggio o di quelle di vitto, il limite è ridotto di un terzo. Il limite viene ridotto di due terzi nel caso in cui il rimborso avvenga sia per le spese di vitto che per quelle di alloggio.
L’esenzione può quindi arrivare ad un massimo di € 30,99 giornalieri, elevato fino a € 51,65 per le trasferte estere, nel caso in cui sia riconosciuta sia l’indennità di trasferta che il rimborso delle spese per il vitto o, in alternativa, quelle per l’alloggio.
L’esenzione può arrivare ad un massimo di € 15,49 giornalieri, elevato fino a € 25,82 per le trasferte estere, nel caso in cui sia riconosciuta al dipendente l’indennità di trasferta, il rimborso delle spese di vitto e il rimborso per le spese di alloggio.
Le spese di viaggio saranno poi rimborsate a parte.
È sempre necessaria la nota spese?
No, la nota spese è necessaria nel caso in cui il rimborso ad un lavoratore avvenga nel metodo analitico o rimborso misto. Nel caso in cui un lavoratore abbia un rimborso forfettario per le giornate di trasferta non è necessaria.
Come si compila la nota spese?
La nota spese è un documento che deve essere compilato riportando le spese sostenute per l’attività lavorativa, includendo:
- Riferimenti aziendali: ragione sociale ed indirizzo dell’attività a cui viene richiesto il rimborso.
- Dati anagrafici del lavoratore: nome, cognome e tipo di collaborazione svolta.
- Data e luogo: periodo (da-a) e città della trasferta.
- Natura-entità della spesa: elenco di tutti i costi sostenuti per vitto, alloggio e spostamenti.
Quando si produce il documento è obbligatorio allegare scontrini e ricevute che giustifichino la richiesta, se invece sussistono dei costi non documentabili è necessario aggiungere un’autodichiarazione.
Quali sono gli attori?
Gli attori che vengono coinvolti nel processo di gestione delle note spese sono spesso tre:
- Il trasfertista, che redige la nota spese con le voci di spesa che ha sostenuto nelle trasferte lavorative.
- Il supervisore, che approva o rifiuta la nota spese compilata dal trasfertista.
- L’amministrazione, che versa la somma spettante al trasfertista e si occupa di contabilizzare le note spese
Cos’è la nota spese?
La nota spese è un documento cartaceo o digitale utilizzato dai dipendenti di un’azienda per notificare le spese sostenute in ambito lavorativo. Di solito sono gestite dal reparto amministrativo, che definisce il formato, la metodologia, le regole e le informazioni necessarie per giustificare e gestire adeguatamente le spese durante le trasferte lavorative.
La nota spese deve essere compilata da tutti i lavoratori che si spostano dalla propria città di residenza per necessità lavorative.