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Un webinar dove NON parleremo (solo) di Firma Elettronica.
Strumento largamente diffuso, la firma elettronica rappresenta un reale valore solo se inserita in processi strutturati, integrati nella dotazione digitale aziendale ed ovviamente conformi alla normativa.
A cosa serve la Firma Elettronica?
Innanzitutto, a dire che tu sei tu, ed in secondo luogo che “TU” in un dato momento hai: dichiarato, approvato un fatto, un accordo, un prezzo o semplicemente la tua presenza in quel luogo.
Dove serve la Firma Elettronica?
Come detto prima serve ogni qualvolta si debba per obbligo o per scelta: dichiarare, approvare, comprovare un fatto, un accordo, un prezzo che risiede su un documento.
Su quali processi insiste la Firma Elettronica?
a) Processi approvativi interni all’organizzazione
Richieste di acquisto, approvazione di budget etc.
Qui si firma per policy aziendale e solo in pochissimi casi per obbligo normativo (ad esempio rapporti con i dipendenti); quindi, potreste evitare la firma ed investire in una piattaforma di BPM per evitare le rincorse alla macchina del caffè, le mail, i whatsapp ed i fogli excel per “scovare” i colleghi che devono concorrere alla generazione del documento.
b) Processi approvativi/dichiarativi con soggetti terzi
Contratti, DDT, Certificazioni, Documenti Bancari o da/verso la PA etc.
Qui si firma praticamente sempre, soprattutto per sigillare un accordo, un fatto e per dargli un valore opponibile in sede di controversie con il soggetto terzo anche a carattere legale. La notiziona è che basta e avanza la Firma Elettronica, volgarmente detta “Semplice”, ma il processo di generazione del documento, le modalità di scambio del documento e la conservazione dello stesso assumono un valore fondamentale, più della firma stessa.
c) Processi dichiarativi obbligatori
Atti catastali, fatture, bilanci, dichiarazione dei redditi etc.
Qui non solo la firma è obbligatoria ma lo è ovviamente anche la conservazione del documento. Tuttavia, è sdoganato un uso “smodato” della Firma Elettronica Qualificata anche ove non richiesto espressamente dalla normativa.
La differenza la fa sempre lo scopo. Se voglio che la mia “volontà” abbia un reale valore nel tempo, riducendo sprechi e tutelando la mia organizzazione, non basta una tecnologia ma serve un processo e prima ancora una presa di coscienza.
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