Procurement. Ambiti di rischio e inefficienza. Dalla normativa alla digitalizzazione.

L’ufficio acquisti è pronto per eliminare carta, firme autografe e fogli excel dalla gestione dei processi? Cosa dice la normativa a riguardo? Come ottengo la massima efficienza, la massima validità probatoria e la sicurezza di non incorrere in sanzioni? 

Scopriamolo insieme! 

Negli ultimi anni l'importanza e il ruolo del Procurement sono divenute centrali nelle aziende, grazie anche ad un ripensamento della medesima funzione in un'ottica più strategica.  

Ci si deve infatti domandare come l'ufficio acquisti può portare valore per l'intera organizzazione e la riposta è partire proprio da una visione più olistica, considerando i processi nel loro insieme (end2end) e mettendo in contatto tutti i reparti aziendali coinvolti, senza mai dimenticarsi della normativa. 

Ecco che i processi dell’ufficio acquisti, come ad esempio quello di richiesta d'acquisto e di gestione dei contratti, possono essere digitalizzati e automatizzati utilizzando una soluzione di BPM (Business Process Management) integrata con una piattaforma di Document Management e con soluzioni di Firma Elettronica, PEC e Conservazione a norma che garantisce al contempo la disponibilità, la sicurezza e l’integrità dei tuoi documenti di business. 

Il webinar, grazie alla partecipazione dello Studio Santacroce & Partners, approfondirà 3 aspetti chiave nell’ambito del Procurement: 

1. La normativa
2. I processi 
3. L’integrazione tecnologica 

Attraverso due casi pratici, vedremo quali sono i reali vantaggi che una soluzione di BPM integrata può portare alla tua azienda, in particolare: 

1 - Processi collaborativi 
I processi che investono più dipartimenti dovrebbero favorire per quanto possibile la collaborazione tra reparti.  

2 - Governo e presidio  
Nella gestione classica non si ha mai una visione di insieme del processo end2end. Dove è finito il contratto? Chi lo deve ancora firmare? Ma gli allegati sono stati stampati?  

3 - Attività e responsabilità certe e tempo solo per il valore 
Che la gestione via mail o cartacea sia obsoleta è evidente, è sufficiente guardare gli affollati Ccn delle mail o l’andirivieni dei collaboratori dalla fotocopiatrice per renderci conto di quanto tempo non a valore stiamo impiegando. Puntiamo a “zero carta” e mailing minimo. 

4 - Semplificazione dell'infrastruttura IT 
Nei processi interdipartimentali sono solitamente coinvolte più tecnologie, sedimentate negli anni e pensate solo sulle esigenze del “silos ufficio." Ricondurre tutto ad un unico board di processo è l’unica soluzione.  

5 - Tournover e passaggi di consegne senza rischi 
Un collaboratore che si occupa stabilmente della procedura cambia azienda, succede spesso. Quanto tempo sprechiamo nel passaggio di consegne o nella formazione su procedure tortuose e non tracciate? Quanti errori possiamo permetterci? Se tutti sono parte del processo questo non accade. 

6 - Garanzia del valore probatorio della documentazione  
Un processo che prevede anche la gestione di documenti digitali non può ritenersi veramente end2end se non prevede anche la corretta conservazione dei documenti informatici. La normativa attuale non elenca le tipologie di documenti che per obbligo di legge devono essere conservati, ma sancisce che la conservazione, secondo le linee guida AgID, è l’unico processo in grado di garantire nel tempo il mantenimento del valore probatorio del documento informatico.