La nomina a responsabile della conservazione, a seconda dei casi (dipendente interno o società consulenza esterna) deve essere fatta da chi ha potere di rappresentanza dell’azienda, quindi del titolare oggetto di conservazione. Ad esempio, con un RdC interno potrebbe essere il Responsabile HR a firmare la norma, nel caso di RdC esterno potrebbe invece essere in capo ad una funzione Legal, direttore generale azienda, Ad, o comunque in generale a qualcuno con adeguata procura di firma.