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Alcuni processi, che impattano i più dipanati dipartimenti tra cui Finance, HR e Logistica, investono in modo trasversale in realtà tutti i reparti di un'azienda.
Questo significa semplicemente una cosa: la responsabilità è chiara, ma il raggiungimento degli obiettivi dipende dal contributo di tutti o di molti che spesso non hanno interesse diretto nel rendere efficiente il processo.
La ricetta per ripensare e digitalizzare questi processi in 5 settimane è semplice ma non banale:
- Competenza di settore.
- Competenza di metodo e approccio strutturato all’eccellenza di processo.
- Tecnologia no code abilitante e di veloce implementazione, che libera il progetto da una pesante fase di programmazione per restituire risorse al vero gamechanger del vostro business: il processo.
La gestione “manuale” dei processi che useremo come esempio, ha molti aspetti negativi, anche legali:
- Assenza di collaborazione
I processi che investono più dipartimenti dovrebbero favorire per quanto possibile la collaborazione tra reparti
- Assenza di governance
Non si ha mai una visione di insieme del processo end2end. Dove è finita la pratica? Chi la deve ancora firmare? Ma gli allegati sono stati stampati?
- Ridondanza delle attività e tempo non a valore
Che la gestione via mail o cartacea sia obsoleta è evidente, è sufficiente guardare gli affollati Ccn delle mail o l’andirivieni dei collaboratori dalla fotocopiatrice per renderci conto di quanto tempo non a valore stiamo impiegando. Puntiamo a “zero carta” e mailing minimo.
- Ridondanza tecnologica
Nei processi interdipartimentali sono solitamente coinvolte più tecnologie, sedimentate negli anni e pensate solo sulle esigenze del “silos” dipartimentale. Al netto dei costi di gestione e mantenimento, questa situazione è da un lato l’incubo di tutti i CTO o IT Manager, e dal punto di vista operativo un limite incredibile alla veloce e puntuale circolazione delle informazioni. Ricondurre tutto ad un unico board di processo è l’unica soluzione.
- Turnover impossibili
Un collaboratore che si occupa stabilmente della procedura cambia azienda, una nuova risorsa in un reparto coinvolto nel processo di acquisto entra in azienda. Succede spesso. Quanto tempo sprechiamo nel passaggio di consegne o nella formazione su procedure tortuose e non tracciate? Quanti errori possiamo permetterci?
- Valore probatorio della documentazione
Che le fatture debbano essere poste in conservazione è noto, ma gli altri documenti fiscalmente rilevanti, ad esempio DDT o contratti? E il LUL (libro unico del lavoro)? Un processo che prevede anche la gestione di documenti digitali non può ritenersi veramente end2end se non prevede anche la corretta conservazione dei documenti informatici. La normativa attuale non elenca le tipologie di documenti che per obbligo di legge devono essere conservati, ma sancisce che la conservazione, secondo le linee guida AgID, è l’unico processo in grado di garantire nel tempo il mantenimento del valore probatorio del documento informatico.
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