Una soluzione digitale per l’assegnazione degli assets e per dare il benvenuto alle nuove risorse in azienda
Tutti i processi aziendali, più o meno articolati, si rivelano spesso essere soggetti a ritardi e inadempimenti a causa della gestione e dell'organizzazione non ottimale del personale preposto in aggiunta all'utilizzo di metodologie obsolete. Anche i processi di onboarding del personale si rivelano essere una sfida per le organizzazioni: si compongono di numerosi passaggi e coinvolgono vari reparti e persone. In questo caso studio in particolare, l'azienda cliente si avvaleva di metodi che ostacolavano la cooperazione tra i vari uffici e causavano ritardi, quindi inefficienze. Il passaggio di informazioni era gestito, per la maggior parte in modo cartaceo. Anche l’esperienza di assunzione e di benvenuto delle nuove risorse veniva ostacolata dalla cattiva gestione del processo.
Azienda
L’azienda cliente opera nel settore agricolo ed è un big player nella produzione di macchinari industriali agricoli, fattura circa 60milioni di euro all’anno e conta 200 dipendenti.
Obiettivo
Come raggiungere quindi l'obiettivo del miglioramento delle attività di inserimento delle nuove risorse in azienda? Grazie all’introduzione di una soluzione di Digital Workflow si vuole:
- Mappare gli assets della nuova risorsa in modo fluido, snello e sicuro.
- Garantire che vengano rispettati i tempi e i piani di onboarding fissati così che i nuovi dipendenti possano avere tutto il necessario il primo giorno di lavoro.
- Semplificare e gestire adeguatamente il lavoro intra-dipartimentale.
- Favorire la cooperazione tra i reparti.
- Un inserimento in azienda sereno e accogliente.
As Is
Il processo di onboarding coinvolgeva quattro reparti differenti: HR, IT, Amministrazione, Line Manager.
La gestione era per l’80% manuale e nel passaggio dei dati e dei documenti da un ufficio all’altro spesso si sono verificati ritardi, assegnazione mancante o errata degli assets al nuovo dipendente. Infatti, non si aveva ben chiaro lo stato di avanzamento dei processi.
To Be
Grazie ad una soluzione di digital workflow, è stata introdotta una soluzione totalmente digitale che favorisce la cooperazione, riduce gli sprechi di tempo e assicura che l’assegnazione degli assets avvenga nei tempi stabiliti.
Con la dashboard per il piano di onboarding, 100% digitale, si segue un percorso a ”5 step di responsabilità”. Ogni risorsa coinvolta ha il proprio profilo sulla piattaforma di Digital Workflow e gestisce in modo sicuro la propria fase; ogni passaggio da uno step all’altro è notificato dal sistema:
- HR: appena effettua l’accesso vengono in automatico inserite data e ora della richiesta. Questo, effettua la richiesta di assegnazione assets per il nuovo dipendente, inserisce i suoi dati e documenti di riconoscimento, foto della nuova risorsa per la generazione del badge, informazioni relative ad eventuali benefit come auto aziendale, telefono e carta. Infine, il processo si conclude con la selezione del dipartimento e del ruolo della nuova risorsa. A questo punto il sistema individua automaticamente il line manager di riferimento e l’HR può procedere con l’avanzamento della richiesta.
- Line Manager: L’istanza di processo è in capo al Line Manager che avrà l’onere di inserire le informazioni relative agli assets per la nuova risorsa come la tipologia del pc eventuali telefono fisso, cellulare, e modello e tablet se previsto. Successivamente il processo avanza verso il prossimo reparto.
- Amministrazione: è il turno dell’amministrazione che scaricherà i dati inseriti da HR relativi all’utente per l’assegnazione dei benefit previsti, come l’auto e la carta (se previste) e passerà l’onere del continuo del processo al prossimo attore
- IT: prenderà visione degli assets da predisporre all’arrivo della nuova risorsa e procederà alla generazione del badge
- HR: a termine del processo avrà l’onere di verificare che tutte le attività siano state svolte per procedere alla chiusura della richiesta
Ogni attore può visionare in tempo reale gli attori coinvolti nel processo e lo stato di avanzamento.
Benefici
- Riduzione del 97% degli errori di assegnazione assets.
- Puntualità nella gestione delle singole fasi del processo di onboarding delle risorse.
- Ottima onboarding experience per la nuova risorsa.
